So schützen sich Vermögensverwalter vor persönlicher Inanspruchnahme

Unter dem Tax Compliance Management System versteht man, die Einhaltung aller Vorschriften und Pflichten sowie der unternehmensinternen Richtlinien im Bereich Steuern systematisch und präventiv abzusichern. Schließlich gilt: Unternehmen müssen eine Vielzahl von fiskalischen Sachverhalten überwachen, um der Tax Compliance zu entsprechen. Dazu gehören unter anderem die Erfassung und Bewertung aller steuerlichen Risiken, Strukturierung und Dokumentation aller steuerlichen Vorgänge sowie die Identifikation und Implementierung steuerrelevanter Anpassungen der Geschäftsprozesse. Und vor allem müssen sie diese Überwachung dokumentieren und bei den Mitarbeitern verankern. Nur auf diese Weise ist es möglich, dass sich Geschäftsführer vor den Risiken persönlicher Inanspruchnahme absichern können – dann können sie nachweisen, dass sie alles dafür getan haben, steuerliche Verfehlungen zu verhindern, eben über das Tax Compliance Management System. Es implementiert Grundsätze, Verfahren und Maßnahmen zur organisatorischen Umsetzung und Einhaltung aller steuerlichen Pflichten.

Richtlinien ausgehend von branchenspezifischen Prüfmuster

Wichtig dabei ist, dass das steuerliche Compliance Management System laufend aktualisiert wird, besonders mit Hinblick auf branchenspezifische Fragestellungen. Denn ein solches System muss den individuellen Bedürfnissen eines Unternehmens genügen und kann nicht nach „Schema F“ aus der Schublade gezogen werden. Ausgehend von der Risikoanalyse, -bewertung und -dokumentation anhand branchenspezifischer Prüfmuster werden Richtlinien erstellt, die rechtssicher die einzelnen Punkte behandeln und als Nachweis dafür gelten, dass eine Organisation und deren Verantwortliche im Sinne des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten (OWiG) dafür Sorge tragen, dass aus dem Unternehmen heraus keine Gesetzesverstöße gegen steuerliche Vorschriften erfolgen. Die Maßnahmen werden durch Prüfungen bei den Mitarbeitern verankert und regelmäßig überprüft.

Übrigens: In bestimmten Ausschreibungen wird, neben einer Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes, in manchen Fällen der Nachweis eines umfassenden Compliance Management-Systems gefordert; wer dies nicht nachweisen kann, wird von diesen Ausschreibungen ausgeschlossen. Kommunen und Länder vergeben genauso Vermögensverwaltungsmandate wie Stiftungen, Pensionskassen und große institutionelle Anleger. Und diese wiederum setzen bisweilen auf strenge Regeln bei der Vergabe von Mandaten.

Mittlerweile ist das Rundschreiben des Bundesfinanzministeriums fast drei Jahre alt. Aber der Blick in die Praxis zeigt, dass nur die allerwenigsten Vermögensverwaltungen sich darauf bereits eingestellt und ihre Strukturen angepasst haben. Oftmals hört man das Argument, dass kleine Gesellschaften davon ja gar nicht betroffen seien. Aber die Bewertung von Verstößen gegen die Steuergesetze durch die Fiskal- und Strafverfolgungsbehörden hängt nicht von der Größe eines Unternehmens ab. Unternehmen aller Größenordnungen und Branchen können davon betroffen sein. Daher sollten sich Unternehmer mit diesem Thema schnellstmöglich befassen.

Gastbeitrag von Helmut König, geschäftsführender Gesellschafter der BBWP GmbH