Sicher dokumentieren als Vermittler

Der Arbeitskreis Beratungsprozesse hat zum Jahreswechsel neue kostenlose Praxishilfe für die Dokumentation in der Versicherungsvermittlung veröffentlicht. Damit soll Vermittlern das oft als lästig und unbequem empfundene Thema nahe gebracht werden.

Der Arbeitskreis Beratungsprozesse bezieht mit den Arbeitshilfen Position: „Die Beratungsdokumentation wird meist nur unter juristischen Aspekten betrachtet. Es war höchste Zeit, dass die Branche dem etwas für die Praxis entgegenstellt“, erläutert Marco Habschick, Leiter der Expertengruppe Dokumentationspraxis beim Arbeitskreis. „Eine gut gemachte Dokumentation nutzt schließlich allen Beteiligten – niemand kann ernsthaft dagegen sein.“

Versicherungsvermittler müssen gemäß § 61 VVG vor einem Abschluss die wesentlichen Inhalte ihrer Beratung, den sich daraus ergebenden Rat sowie die Entscheidung des Kunden dokumentieren. Der Beratungsaufwand soll in angemessenem Verhältnis zu den vom Kunden zu zahlenden Beiträgen stehen und die Komplexität des angebotenen Versicherungsschutzes soll sich in der Dokumentation widerspiegeln.

Bereits als das Branchengremium unter dem Namen "Arbeitskreis EU-Vermittlerrichtlinie Dokumentation" gegründet wurde, stand die Frage im Raum, was die zahlreichen unbestimmten Rechtsbegriffe aus den gesetzlichen Vorgaben für die Praxis bedeuten. Ende 2015 griff der Arbeitskreis das Thema erneut auf. Juristen von Versicherungsunternehmen und Vermittlerverbänden sowie Praktiker arbeiten gemeinsam an den neuen Materialien. Diese setzen sechs Thesen um:

Leitsätze zur Beratungsdokumentation

1. Gute Dokumentation ist kein Selbstzweck, sondern ein Arbeitsinstrument in der Beratung.
2. Gute Dokumentation ist kein nachgelagerter Prozess, sondern begleitet den Beratungsvorgang. Sie erfordert keinen hohen Mehraufwand.
3. Gute Dokumentation setzt einen systematischen Beratungsprozess voraus.
4. Gute Dokumentation ist modular. Sie enthält eine prägnante Beschreibung der Beratung. Beratungsmaterialien zu Auftragsklärung und Risikoanalyse können Bestandteil der Dokumentation werden.
5. Gute Dokumentation darf frühere Dokumentationen oder sonstige Dokumente einbeziehen.
6. Gute Dokumentation ist in leicht verständlicher Kundensprache verfasst.

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