7 Fehler, die Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Büros machen

Die Digitalisierung macht viele Prozesse deutlich schneller. Dennoch gibt es nach wie vor Unternehmen, die ihre Unterlagen in Ordnern abheften - nur um dann stundenlang nach dem richtigen Dokument zu suchen. Selbst in den digitalen Ordnern am PC herrscht oft das Chaos.

Andre Nordlohne ist Experte für digitales Dokumentenmanagement und kennt die typischen Fehler, die Unternehmen machen, wenn sie ihre Ordnerstrukturen digitalisieren. Seinen Kunden zeigt er mit seiner erprobten Methode in nur vier Schritten, wie sie ihre Aktenberge ideal digitalisieren können - ohne etwas zu vergessen.

Fehler Nr. 1: Eine Softwarelösung ohne System

Im Zuge der Digitalisierung eines Unternehmens suchen die Verantwortlichen im ersten Schritt häufig nur nach einer Softwarelösung, mit der im Grunde alle Probleme gelöst scheinen. Hier müssen Unternehmen dringend lernen, dass eine Software immer nur ein Werkzeug ist, das die vorhandenen Prozesse und Systeme unterstützen darf. Sind diese nicht vorhanden, nützt die beste Software nichts.

Fehler Nr. 2: Es soll alles ganz schnell gehen

Sobald Unternehmen auf den Digitalisierungszug aufspringen, wollen sie gleich die Komplettlösung. Es soll alles ganz schnell und vollständig umgesetzt werden. Nicht selten wird dabei auf eine Softwarelösung zurückgegriffen, die das von alleine bewerkstelligen soll. Das kann nicht funktionieren. Viel sinnvoller ist eine schrittweise Umsetzung digitaler Prozesse, die sich an der Unternehmensstruktur orientieren.

Fehler Nr. 3: Mitarbeiter werden nicht richtig geschult

Entweder investieren Unternehmen zu wenig in Schulungen oder viel Geld in die falschen Schulungen. Ohne klare Schulung und Anleitung werden keine neuen Systematiken nachhaltig etabliert. Falsche, stundenlange Schulungen sorgen für den gleichen Effekt.

Häufig wurde Mitarbeitern die gesamte Software vorgestellt, aber sie haben immer noch keine Ahnung wie sie diese im Alltag richtig nutzen. Darüber hinaus sind Menschen nicht stundenlang aufnahmefähig, sodass ein paar Tage später nur noch ein Bruchteil des Wissens in den Köpfen der Mitarbeiter vorhält.

Die vier anderen Fehler erfahren Sie auf Seite 2