Wie man die Herausforderungen des Datenmanagements meistert

Nach Angaben von Deloitte nutzen 88 % der Unternehmen, die einen Shared-Services-Ansatz für die Verwaltung einer unternehmensweiten Geschäftsfunktion verwenden, diesen auch für die Abwicklung ihrer Finanzgeschäfte.

Warum gerade im Finanzwesen? Diese Teams haben oft die Aufgabe, nach Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung zu suchen. Für große Organisationen ist dieser Ansatz oft die Lösung, um Skalierungsvorteile für die Finanzfunktion zu erzielen. Es steht außer Frage, dass die Einführung eines Shared-Services-Modells für den Finanzbereich wertvolle Kosten- und Effizienzsteigerungen mit sich bringt, aber es ist ebenso bedeutsam für Unternehmen zu wissen, dass dieser Schritt nicht ohne Herausforderungen einhergeht - und das Datenmanagement steht dabei ganz oben auf der Liste.

Die Überführung von Prozessen und Daten verschiedener Geschäftsbereiche in ein einziges System kann mühsam und zeitaufwändig sein. Es ist ein Vorhaben, welches durch falsche Umsetzung dazu führen kann, dass die Geschäftsfunktion nicht effizienter wird, sondern weniger effizient. Durch die Vermeidung von Schwachstellen, die häufig mit der Verlagerung und Umwandlung von Daten in eine gemeinsame Plattform einhergehen, kann ein Unternehmen den Ansatz der gemeinsamen Finanzdienstleistungen erfolgreich und effizient umsetzen.

Nutzungsmaximierung von Shared Services im Finanzbereich

Sie haben also die Vorteile und Risiken abgewogen und sich für dieses zentralisierte Shared-Services-Modell im Finanzbereich entschieden. Was nun?
Der erste Schritt besteht darin, die vorhandenen Finanzprozesse aus den verschiedenen Buchhaltungsfunktionen herauszulösen und sie an die neue zentrale Funktion zu übertragen.

Dies könnte dazu führen, dass ein Team alle Finanzprozesse abwickelt, aber immer noch eine Vielzahl von Systemen verwendet - von Tabellenkalkulationen und selbst entwickelter Software bis hin zu individuellen Buchhaltungsplattformen, die in der Vergangenheit von verschiedenen Geschäftsbereichen eingesetzt wurden. Im Wesentlichen geht es dabei um die Verlagerung verschiedener Workloads an einen zentralen Ort. Auf diese Weise können Unternehmen Ressourcen und Büroflächen rationalisieren und einen Teil der Verzögerungen verringern, die durch die Verlagerung von Finanzdaten und Aufgaben in einem großen, komplexen Unternehmen entstehen.

Die Einführung von Shared Services im Finanzbereich bedeutet jedoch einen erheblichen Unternehmenswandel, so dass es sinnvoll ist, die Vorteile dieses neuen Ansatzes zu maximieren. Diese Vorteile können nur dann wirklich erreicht werden, wenn die eigentlichen Finanzprozesse rationalisiert werden, indem von einer Vielzahl von Systemen (von denen einige durchaus veraltet und nicht mehr zweckmäßig sein können) auf eine zentrale Finanzplattform, in der Regel SAP, umgestellt wird.

Ein wichtiger Teil dieser Systemkonsolidierung ist die Datenübertragung von Punkt A nach B. Das Finanzdatenvolumen kann riesig sein, und eine manuelle Übertragung ist langsam und zeitaufwändig. Es ist jedoch möglich, den Prozess zu beschleunigen, indem man eine Finanzautomatisierungslösung einsetzt, um den "menschlichen" Prozess der Dateneingabe von einem System in ein anderes zu ersetzen.

Jedes Unternehmen, das seine Finanzprozesse über ein zentrales System wie SAP verwalten möchte, kann durch die Beauftragung einer Software mit der Durchführung sich wiederholender Datenerfassungsaufgaben eine beträchtliche Menge an Zeit und Energie sparen. Die Automatisierung trägt nicht nur dazu bei, dass Shared Services im Finanzbereich schnell einsatzbereit sind und die Effizienz im gesamten Unternehmen steigern, sondern auch dazu, dass Unterbrechungen, die durch größere Veränderungen im Geschäftsbetrieb verursacht werden, minimiert werden.

Die Roboter sind da: Die Automatisierung in Aktion mit Vodafone

Jedes große Unternehmen mit mehreren Tochtergesellschaften kann von einem Shared-Services-Konzept im Finanzbereich erheblich profitieren.

Buchhaltungsfunktionen beispielsweise können die Bereitstellung durch die Konsolidierung von Prozessen im gesamten Unternehmen in einen einzigen Fachbereich verändern. Ein Haupthindernis für den Erfolg kann jedoch die Verlagerung von Prozessen aus einer Vielzahl von Quellen in ein Kernsystem und eine Geschäftsfunktion sein.

Der Telekommunikationsanbieter Vodafone hat ein Shared-Services Center für den Finanzbereich eingerichtet, das den Großteil seiner Finanzverwaltung, -prozesse und -transaktionen abwickelt - einschließlich Anlagevermögen, Purchase to Pay, Record to Report und General Ledger. In diesem dynamischen und sich häufig ändernden Umfeld war es eine Herausforderung, große Mengen von Anlagen in einer einzigen SAP-Datenbank zu verwalten. Ein Geschäftsbereich von Vodafone hatte 9 Millionen Anlagen und 100.000 Buchungen pro Monat - was normalerweise sechs Monate, fünf verschiedene SAP-Bildschirme und zwei verschiedene Transaktionen zur Bearbeitung erfordert.

Diese Methode bedeutete, dass die manuelle Bearbeitung eines 100-Zeilen-Postens bis zu 60 Minuten dauern konnte. Um die Effizienz der Shared Services im Finanzbereich zu steigern, entschied sich Vodafone für eine Datenmanagement-Software und nutzte die Vorteile der SAP-spezifischen Automatisierungsfunktionen.

Die Ergebnisse? Eine vollumfänglichen Datenintegritätslösung buchte die Daten automatisch über die Excel-Arbeitsmappen von Vodafone in SAP, wodurch die Dateneingabe über die SAP-GUI entfiel und die Bearbeitungszeit um 75 % auf nur noch 15 Minuten reduziert wurde. Dieses Ergebnis war siebenmal besser als Vodafone erwartet hatte. Shared Services im Finanzbereich sollen letztendlich die unternehmensweite Effizienz verbessern - aber der Prozess der Datenübertragung kann alles andere als effizient sein, wenn er nicht sorgfältig gesteuert wird.

Die Automatisierung kann dazu beitragen, einen reibungslosen und schnellen Datentransfer zu gewährleisten, so dass sich die Unternehmen auf die Bereitstellung von Geschäftswerten und den Betrieb eines hocheffizienten Modells für gemeinsame Finanzdienstleistungen konzentrieren können.

Gastbeitrag von Frank Schulz, Senior Account Executive bei Precisely