Verwaltungssoftware: Die entscheidenden Aspekte

Ohne die Nutzung moderner Verwaltungssoftware können Vermittler weder ihren Bestand effektiv bewirtschaften noch erfolgreich neue Kunden akquirieren und beraten. Doch bei der Software-Auswahl gilt es, die spielentscheidenden Aspekte zu berücksichtigen.

Zukunftsfähige Verwaltungssoftware sollte die folgenden Anforderungen erfüllen:

1. Datenschnittstellen

Verwaltungsprogramme decken die Bereiche von der Vertragsverwaltung und Provisionsabrechnung bis zur Buchhaltung ab. Die entsprechenden Daten müssen in ein neues System übertragen werden, wenn sich der Vermittler für eine neue Backoffice-Lösung entscheidet. Die Software muss dazu in der Lage sein, die Daten aus den verschiedenen Verwaltungssystemen, mit denen der Vermittler bisher gearbeitet hat, in das neue System zu überführen, ohne dass Daten verlorengehen oder manuelle Mehreingaben nötig sind.

2. Etablierter Anbieter

Vermittler sollten bei der Auswahl der Verwaltungssoftware den Anbieter einer Prüfung unterziehen. Insbesondere sollten sie untersuchen, ob er tatsächlich unabhängig ist oder ob ein Produktgeber, Vertrieb oder Maklerpool an ihm beteiligt ist. Nur so können Interessenskonflikte von vornherein ausgeschlossen werden. Auch sollte der Anbieter finanziell solide aufgestellt sein. Fällt der Anbieter z. B. wegen Insolvenz aus, kann dieser die Software nicht mehr weiterentwickeln bzw. den Support nicht mehr gewährleisten. Die Verwaltungssoftware wäre schon bald veraltet, der Vermittler müsste auf ein anderes Programm umsteigen – dies ist zeitaufwändig und teuer.

3. Integrierte Angebotsfunktion – Funktionsschnittstellen

Das größte Problem für Vermittler ist, dass es zu viele verschiedene Systeme nebeneinander gibt. Dies verkompliziert die Arbeit. Ein Beispiel: Wenn der Vermittler einen Vergleich fertig hat, muss er ein Angebot erstellen. Er muss sich aus dem bisherigen System ausloggen und in Angebotsprogramme der Produktpartner einloggen. Dadurch muss er alle Daten wieder in separate Systeme eingeben. Das Verwaltungsprogramm sollte deshalb über Schnittstellen zu Vergleichsrechnern und Produktgebern verfügen. Bestenfalls ist eine Angebotsfunktion in das Verwaltungsprogramm integriert, damit keine Mehrfacheingaben nötig sind.

4. Integrierte Beratungslösung

Das Erfolgsrezept des Vermittlers ist die Erhöhung der Vertragsdichte bei seinen jeweiligen Kunden. Mit moderner Verwaltungssoftware sind selbst Einzelvermittler und kleine Vertriebseinheiten organisatorisch in der Lage, so zu arbeiten, wie es früher lediglich großen Strukturvertrieben möglich war. Die Daten, die für Kundenberatung und Bestandsführung erfasst werden müssen, sind mit den Daten für die Verwaltungsprogramme überwiegend identisch. Die Beratungslösung sollte deshalb in das Verwaltungsprogramm integriert sein, um die zeitaufwändige Mehrfacheingabe von Daten zu vermeiden.

5. Erfolgreiche Bestandsaktionen: Die CRM-Funktionen

Das Verwaltungsprogramm sollte neben einer umfassenden Datenauswahl zu einer automatischen Bestandsanalyse in der Lage sein. Beispiel: Es werden alle Kunden mit einer Gebäudeversicherung angezeigt, die aber bisher noch keine Hausratsversicherung abgeschlossen haben. Diese Auswahl sollte frei definierbar und jederzeit erweiterbar sein. Das erleichtert es dem Vermittler, die Kundenbestände zielgerichtet danach zu untersuchen, wo noch Abschlusspotenziale vorhanden sind.

6. Integrierte Dokumentensysteme/ Korrespondenz

Ihr Verwaltungsprogramm sollte über die technischen Voraussetzungen verfügen, um Serienbriefe und Serienmails, E-Mails, Scans, PDFs und MS-Office-Produkte (Word, Excel, Outlook) zu archivieren. Dies ist besonders aus Beweissicherungsgründen von großer Bedeutung: Wird der Vermittler von einem Kunden wegen Falschberatung auf Schadensersatz verklagt, ist es wichtig, eine lückenlose Dokumentation des gesamten Beratungsprozesses vorweisen zu können. Der Import von beliebigen Dateiformaten ins System ist deshalb von wesentlicher Bedeutung.

7. Neuester rechtlicher Stand

Seit Inkrafttreten des neuen Vermittlerrechts haben sich die Regulierungsvorschriften für Berater und Vermittler drastisch erhöht. Zu den neuen Pflichten gehören das aufsichtsrechtliche Gebot, anlegergerecht zu beraten, Provisionen offenzulegen, Beratungsgespräche zu protokollieren und Anlegern zur Verfügung zu stellen. Vermittler sollten darauf achten, dass die Software grundsätzlich auf dem neuesten rechtlichen Stand ist, insbesondere mit Blick auf das Vermittlerrecht. Es gibt bereits Software, die den gesetzlichen Ansprüchen genügt.

8. Telefon-Integration

Hilfreich ist, wenn durch Telefonanlagen-Integration automatisch der Kundenname und die gesamte Beratungshistorie aufgerufen werden, wenn der Kunde anruft. So weiß der Vermittler sofort, um welchen Kunden es sich handelt, wie dessen persönliche Lebenssituation aussieht und welche Produkte er ihm in der Vergangenheit vermittelt hat. Darüber hinaus sollte der Vermittler in die Lage versetzt werden, auch unterwegs jederzeit auf diese Daten zugreifen zu können. Idealerweise ist diese Möglichkeit sowohl online als auch offline vorhanden.

9. Beratungsprotokoll-Erstellung

Vermittler sind gesetzlich dazu verpflichtet, ein Beratungsprotokoll zu erstellen. Das Beratungsprotokoll muss Informationen über den Anlass der Beratung, die Dauer des Beratungsgesprächs, die persönliche Situation des Kunden, dessen Anlageinteressen sowie die Empfehlungen des Beraters und die entsprechenden Gründe hierfür enthalten. Nach dem Gespräch muss der Berater das Protokoll unterzeichnen und dem Kunden unverzüglich aushändigen. Eine automatische Beratungsprotokoll-Erstellung ist aus Beweissicherungsgründen für jeden Vermittler eine unverzichtbare Funktion eines Verwaltungsprogrammes.

(Kim Brodtmann)

Vertriebssoftware - Printausgabe 06/2013