Sensible Dokumente sicher transportieren

Kostenoptimierung und Sicherheit sind für Banken Themen von herausragender Bedeutung. Verständlich, dass sie beides auch von ihren Dienstleistern verlangen. TNT hat diese eigentlich widersprüchlichen Anforderungen für eine große Geschäftsbank mit einem spezialisierten Transportkonzept auf einen Nenner gebracht.

Obwohl von Kontobewegungen bis Kreditvergabe auch im Privatkundensektor viele Bankgeschäfte online laufen, sind und bleiben Verträge auf Papier die Grundlage des Geldverkehrs. Umso wichtiger ist es, diese sensiblen Dokumente und Unterlagen schnell, zuverlässig und dabei zugleich kostengünstig zu transportieren. Insbesondere bei Überweisungsträgern ist eine zeitnahe Zustellung zwingend, denn viele Banken versprechen in ihren AGB eine schnelle Bearbeitungszeit – was im Übrigen auch das Gesetz verlangt.

Der deutsche Zweig einer weltweit tätigen Universalbank vertraut seine Dokumente und Daten TNT an. Der Expressdienstleister hatte sich durch einen zu Beginn der Zusammenarbeit eher kleinen Auftrag profiliert: Anfang 2012 hatte TNT in Neuss die Verbraucherbank-Sparte des Unternehmens als neuen Kunden gewonnen. Die Neusser lieferten täglich Dokumente von fast 170 Abholstellen in die niederrheinische Zentrale der Bank. Aufgrund der reibungslosen Abwicklung wurde TNT auch mit der Zustellung der Filialpost der gesamten Deutschlandtochter betraut: Datenmaterial, Überweisungsträger und weitere sensible Dokumente.

Das Bankhaus war zu diesem Zeitpunkt unzufrieden mit den Leistungen des bisherigen Dienstleisters und suchte einen vertrauenswürdigen Transport-Spezialisten, der sämtliche Services aus einer Hand anbietet. Und der vor allem die beiden besagten Ansprüche erfüllt: maximale Performance kombiniert mit effizienter Kostenoptimierung.

Für solche Anforderungen stellen bei TNT Spezialisten des Fachbereichs Customer Solutions aus den unterschiedlichen Leistungsbausteinen des Unternehmens individuelle Transportkonzepte zusammen. Auf Basis der in Neuss gesammelten Erfahrungen entwickelte TNT die Grundidee, bei der die wirtschaftlichen Services seines Standardnetzwerks mit einigen speziellen Bausteinen kombiniert werden. Dazu gehört beispielsweise die Einbindung des TNT-eigenen Service-Centers in Hamminkeln: Die Mitarbeiter des Standorts am Niederrhein erstellen für die Bankfilialen fertig ausgefüllte, dreiteilige perforierte Transportlabel. Ein Teil davon wird an der Sendung befestigt, eines erhält der Fahrer und eines verbleibt beim Kunden. Anschließend liefern sie kostenfrei die passenden Versandtaschen. So haben die Bankmitarbeiter keinerlei Aufwand mit dem Versand. Das Customer Contact Center in Bonn prüft die Sendungsverläufe und erstellt das Reporting für die Deutschlandzentrale der Bank. Außerdem existiert dort eine eigene Telefonnummer für den Kunden, um Rückfragen schnell und kompetent zu beantworten. Änderungen wie etwa Schließung, Neueröffnung oder Umzug von Filialen werden in Bonn erfasst.

Eine besondere Herausforderung war die Umsetzung der operativen Ansprüche. Für den Auftraggeber war eine besonders frühe Zustellung der Sendungen von großer Bedeutung. Abgeholt wird die Post 90 Minuten vor Geschäftsschluss in rund 170 Filialen in ganz Deutschland. Die manuell ausgefüllten Überweisungsträger stellt TNT bereits um 6.30 Uhr am nächsten Werktag zur Weiterbearbeitung im Raum Frankfurt zu. Und das, obwohl im Standardnetzwerk eigentlich die Option „vor 8.00 Uhr" als früheste Zustellzeit gilt. Dies funktioniert dank einer kleinen „Abkürzung": Der Expressdienstleister leitet die Sendungen mit den eiligen Überweisungsträgern aus ganz Deutschland direkt in sein Hub in Wiesbaden und nimmt sie dort am frühen Morgen gleich aus dem System. So spart TNT zwei Sortierschritte und kann die Zahlungsanweisungen ohne Verzug durchführen. Die restlichen Dokumente werden bis 10 Uhr in der Zentrale angeliefert. Jeder Schritt des Transports wird dokumentiert, denn die Nachverfolgung der Sendungen ist ein wesentliches Sicherheitsmerkmal.

Dank der regelmäßigen Abholung müssen die Bankmitarbeiter nicht extra bei TNT anrufen, wenn die Filialpost abholbereit ist. Darüber hinaus bietet der Dienstleister einen besonders komfortablen Mehrwert: Neues Versandmaterial können die Filialmitarbeiter ganz einfach über ihr vertrautes internes Bestellportal ordern, das direkt mit dem Service-Center von TNT Express in Hamminkeln verbunden ist.

(Autor: Hugo Koppelaars, Director Sales & Special Services TNT Express GmbH)