Richtige Vertragsverhandlungen trotzt Inflation

„Viele Großkunden wurden von ihren Lieferanten mit nahezu oft unverschämten Forderungen förmlich überrannt“. 

Die Inflation hat weitreichende Folgen für die Wirtschaft, die Politik und für Unternehmen. Auch Vertragsverhandlungen, beispielsweise zwischen dem Lebensmitteleinzelhandel und den großen Markenherstellern sind seit einigen Monaten stark betroffen. Lieferstopps der großen Produzenten und leere Regale bei den Händlern sind die Folge. Adrian Brandis (Gründer von BRANDIS NEGOTIATIONS, Ghost Negotiator und Verhandlungsexperte für schwierige Verhandlungen) berät viele namhafte Unternehmen verschiedenster Branchen dabei komplexe Verhandlungen sicher zum Erfolg zu führen. Im Interview teil er seine Einschätzungen zu den Einflüssen der Inflation auf geschäftliche Verhandlungen. 

Inwiefern beeinflusst die Inflation die Preisverhandlungen zwischen Großkunden und Lieferanten und welche Strategien können beide Parteien anwenden, um Preissteigerungen bzw. Preissenkungen zu rechtfertigen? 

Obwohl die Spitze der Inflation etwas her ist, sind die Einflüsse auf Verhandlungen immer noch extrem. Die Lage ist nach wie vor in vielen Bereichen und Branchen angespannt. Zwar sind die Preise seit Oktober letzten Jahres abgeflacht und der Energie- und Rohstoffmarkt hat sich ein wenig beruhigt, trotzdem bleibt der Einfluss für alle Beteiligten spürbar. Denn für Großkunden und Lieferanten ist nicht klar, wie sich die wirtschaftliche Lage und die damit zusammenhängende Preissituation weiter entwickeln wird.

Viele Lieferanten forderten in den letzten 12 Monaten gegenüber ihrer Großkunden satte Preissteigerungen und argumentierten mit stark gestiegenen Kosten für Energie, Rohstoffen und Personal und setzen den Großkunden in vielen Bereichen förmlich die Pistole auf die Brust. Vor allem, wenn es um begrenzte Ressourcen wie beispielsweise Halbleiter geht, eröffnet das den Lieferanten eine starke Verhandlungsposition gegenüber den Einkaufsabteilungen.

Die Großkunden wurden von ihren Lieferanten und den teils aggressiven und nahezu oft unverschämten Forderungen förmlich überrannt und versuchen seit Monaten diese Forderungen abzuwehren und argumentieren auf ihrer Seite mit den jetzt seit Ende letzten Jahres stark gefallenen Energie, Gas Rohstoffpreisen.

Viele Lieferanten sind jedoch oft noch an einige Monate an ihre Preise für Energie und Materialien gebunden und können somit nicht jeder Forderung der Kunden direkt nachkommen. Das stößt auf Unverständnis und auf großes Konfliktpotenzial. Das sehen wir täglich in unseren Beratungen. Die Emotionen liegen auf Seiten der Einkaufsabteilungen oft blank.

Die Kunden, sprich die Einkäufer, kämpfen somit seit Monaten mit den zuvor stark gestiegenen Preisen und den Preisschwankungen. Hier ist heißt es einen kühlen Kopf zu bewahren, keine Schnellschüsse trotz des Druckes zu starten und Fingerspitzengefühl zu beweisen.

An erster Stelle sollte für diese Herausforderungen immer eine gemeinschaftliche Lösung, die beidseitig realisiert werden kann, stehen.

In dieser verzwickten und oft festgefahrenen Situation kristallisiert sich leider immer wieder ein schwerer Grundsatzfehler zwischen den Parteien raus, der zum Teil in einem Kräftemessen am Ende mündet und die Verhandlungspartner dann nur noch auf die Gegensätze blicken, sie sollten sich aber immer auf die Gemeinsamkeiten fokussieren und den gemeinsamen beidseitigen Nutzen rausarbeiten. Das hört sich klar und einfach an, ist aber auch von vielen erfahrenen Managern in den druckvollen und emotionalen Situationen oft nicht mehr - ohne einen Blick und Unterstützung von außen - in der Umsetzung möglich.

Am Ende des Tages sollte es idealerweise keine Verlierer in diesen schwierigen Zeiten geben. Dieses gängige Problem ist auch 2023 noch im Handel zu beobachten und benachteiligt am Ende oft alle Parteien samt dem Endverbraucher. 

Welche Auswirkungen hat die Inflation auf die Vertragsgestaltung und welche Maßnahmen können eingesetzt werden, um die Risiken der Inflation abzumildern?

Beidseitig gilt die starke Unsicherheit als Folge der Inflation. Keiner der Verhandlungspartner möchte jetzt in diesen Zeiten einen taktischen Fehler begehen. Es empfiehlt sich mit flexiblen Lösungen zu arbeiten, um hier maximale Transparenz und Stabilität zu bekommen. Zwischen Lieferanten und Einkäufer bietet sich hier beispielweise oft eine Preis-Gleit-Klausel an. 

Welche Empfehlungen raten Sie als Verhandlungsexperte, um mit potenziellen Unsicherheiten aufgrund der derzeitigen Inflationsrate umzugehen und gleichzeitig langfristige Geschäftsbeziehungen aufzubauen? 

Unsicherheit bedingt Inflexibilität und macht langfristige Beziehungen zur Herausforderung. Es ist für alle Beteiligten sehr schwierig langfristige Verträge unter der anhaltenden Unsicherheit zu schließen. Es empfiehlt sich somit in vielen Vertragsverhandlungen die Verträge eher kurzfristiger zu vereinbaren, um jederzeit flexibel von beiden Seiten reagieren zu können. Der Grundsatz in einer langfristigen Partnerschaft ist ein beidseitig offener, transparenter und lösungsorientierter Umgang mit den Herausforderungen und eigenen Zielen, um auf Gemeinsamkeiten aufzubauen.

Welche Verhandlungsstrategien können entwickelt werden, um die Auswirkungen der Inflation auf die Beschaffungskosten und Lieferkettenrisiken zu berücksichtigen? 

Der erst Schritt ist hier die Finanzstruktur auf Vordermann zu bringen. Unternehmer müssen ein finanzielles Polster haben, entsprechende Zahlungsziele vereinbaren und für Liquidität sorgen. Im zweiten Schritt sollte die gesamte Wertschöpfungskette im Auge behalten werden. Aus Sicht des Einkäufers sollte für angemessene Lagerbestände gesorgt werden. Es darf nicht zum Mangel kommen und Einkäufer müssen sich nach Alternativen für die Beschaffung umsehen.

Ca. 35%-50% haben sich nur auf ein bis zwei wichtige Lieferanten eingeschossen und nicht für Alternativen gesorgt. Hier sollte eine systematische Aufarbeitung erfolgen und schnell Alternativen geschaffen werden – das passiert aber leider auch bei den Big Playern und erfahrenen Unternehmen viel zu selten. Dieses leichtfertige Verhalten fällt vielen Einkaufsabteilungen nun leider auf die Füße. Es sollte immer einen klaren Standard in Unternehmen geben, dass neben den Lagerbeständen strategisch und systematisch weitere Lieferbeziehungen aufgebaut werden, um jederzeit handlungsfähig und flexibel reagieren zu können. Wir sehen, wie wichtig dies jetzt in Krisenreichen Zeiten ist.

Zusätzlich sollten langfristige Darlehen abgesichert werden und auch mit Mitarbeitern muss gesprochen werden. Der Weg der direkten Kommunikation muss gewährleistet werden, um die Motivation hochzuhalten, die Bindung zu stärken sowie allgemein robuster gegen inflationär bedingte Herausforderungen gewappnet zu sein. Erfolge in Krisen können das Gemeinschaftsgefühl stärken.

Welche Möglichkeiten gibt es, Flexibilität in Verträgen einzubauen, um auf unvorhergesehene Veränderungen der Inflationsrate zu reagieren? 

Zunächst sollten Verträge genau auf ihre Inhalte geprüft werden: Was sind die Klauseln? Sollten ungünstige Vertragsbestände und ungünstige Vertragsregelungen rausgenommen und nachverhandelt werden? Jetzt gibt es die Möglichkeit die Krise auch als Chance zu sehen, die Verträge neu zu verhandeln und über die einzelnen Punkte zu sprechen. Aus meiner Sicht ist die Preis-Gleit-Klausel ein offenes und transparentes Mittel für diese Zeiten. Es lohnt sich außerdem wiederkehrende Treffen zur Stabilisierung in die Verträge mitaufzunehmen, um den Austausch aktiv zu fördern und gemeinsames schnelles und notwendiges Handeln und nachsteuern zu koordinieren. Allgemein gilt auch hier Fast alles ist verhandelbar!