Neues Nachweisgesetz stellt Unternehmen bei der bAV vor Herausforderungen

Von dem am 1. August 2022 in Kraft tretenden neuen Nachweisgesetz ist auch die betriebliche Altersversorgung (bAV) betroffen. Laut der DCS Deutsche Clearung-Stelle GmbH werden Arbeitgeber damit vor zusätzliche Herausforderungen gestellt. Insbesondere droht mehr Bürokratie: Der Grad an Digitalisierung wird sich hingegen eher reduzieren. Problematisch ist ferner, dass auch im Falle von unbeabsichtigten Verstößen direkt mit Bußgeldern gerechnet werden muss.

Mit dem neuen, auf einer EU-Richtlinie basierenden Nachweisgesetz (NachweisG) sind Arbeitgeber verpflichtet, bis zum 1. August 2022 bestehende Arbeitsverträge, Musterarbeitsverträge sowie sämtliche Personalprozesse zu prüfen und zu überarbeiten. Einer dieser Punkte ist die betriebliche Altersversorgung (bAV), da diese zu den wesentlichen Arbeitsbedingungen zählt. Der Gesetzgeber möchte mit dem Nachweisgesetz mehr Transparenz schaffen, doch daraus resultiert laut der DCS Deutsche Clearing-Stelle ein höheres Maß an Bürokratie.

„Dass Dokumente gemäß Nachweisgesetz künftig schriftlich vorgehalten werden müssen, steht der Entwicklung in Richtung einer Digitalisierung der bAV-Verwaltung entgegen. Hinzu kommt, dass die Zeitspanne, innerhalb derer Firmen die neuen Regelungen umsetzen müssen, äußerst knapp ist – die Herausforderung ist mit den verfügbaren personellen Ressourcen oft kaum zu bewältigen“, sagt Marco Eckert, Geschäftsführer der DCS Deutsche Clearing-Stelle GmbH.

Im Kern sind in puncto bAV die folgenden Neuerungen mit dem Nachweisgesetz verbunden:

• Bei externer Durchführung der bAV muss der Arbeitgeber den Namen und die Anschrift des Versorgungsträgers mitteilen, sofern nicht der Versorgungsträger zu dieser Angabe verpflichtet ist.
• Künftig sind alle Bestandteile des Arbeitsentgelts jeweils getrennt anzugeben, wobei der Arbeitgeber neben der Fälligkeit auch über die Art der Auszahlung zu informieren hat.
• Das NachweisG hält an dem bestehenden Erfordernis eines schriftlichen Nachweises der wesentlichen Vertragsbedingungen mit Unterschrift des Arbeitgebers fest. Die elektronische Form soll weiterhin kategorisch ausgeschlossen werden, obwohl nach EU-Richtlinien eine digitale Übermittlung grundsätzlich zugelassen werden könnte.
• Für Arbeitnehmer, deren Arbeitsverhältnis vor bereits vor dem 1. Januar 2022 bestanden hat, sieht der Gesetzentwurf vor, dass ein Nachweis auf Verlangen auszuhändigen ist.
• Eine Änderung der wesentlichen Vertragsbedingungen ist künftig spätestens am Tag des Wirksamwerdens schriftlich mitzuteilen. Bislang galt dies erst einen Monat nach der Änderung.
• Grundlegende Neuerung des NachwG ist die Wertung als Ordnungswidrigkeit, wenn der Arbeitgeber einer Pflicht nach dem Nachweisgesetz nicht in der vorgeschriebenen Weise oder nicht rechtzeitig nachkommt. Das gilt auch für die daran anknüpfende Ahndungsmöglichkeit eines solchen Verstoßes mit einem Bußgeld. Die Sanktionierung gibt die EU-Richtlinie dem deutschen Gesetzgeber vor.

Laut der DCS Deutsche Clearing-Stelle stehen Unternehmen Regelwerken gegenüber, die sich laufend ändern: Das Inkrafttreten des NachweisG bedeutet dabei eine weitere Verschärfung. Das Beratungsinstitut empfiehlt Unternehmen, die Einführung einer Versorgungsordnung zu prüfen, um die bAV-Abwicklung besser zu strukturieren. Eine solche Versorgungsordnung unterstützt erheblich bei der Umsetzung neuer Gesetze und Regelung. (hdm)