Mittels Digitalisierung die Prozesseffizienz verbessern

Im Finanzbereich ergeben sich durch innovative IT und neue Digitalisierungstechniken diverse Chancen zur Erzielung von Prozesseffizienzen. Gerade bei Banken und Finanzdienstleistern kann dies aufgrund der Bedeutung der Finanzabteilung und der Komplexität der relevanten Prozesse, beispielsweise im Regulatorik- und Prozessoptimierungs-Umfeld, zu erheblichen Verbesserungen führen. Im Rahmen des Artikels werden verschiedene Digitalisierungsmethoden beschrieben. Zu den beleuchteten Digitalisierungstechniken gehören neben klassischen Workflow-Anwendungen auch Robotics Process Automation (RPA) und Techniken der Künstlichen Intelligenz (KI). Ein Schwerpunkt liegt dabei auf der Optimierung in SAP-Systemen.

Zu den „klassischen“ digitalen Anwendungen für die Finanzabteilung in allen Unternehmen gehören Workflow-Systeme, bei denen zum Beispiel Belegfreigaben gestaffelt nach Freigabehöhe automatisch in den Postkörben der freigebenden Mitarbeiter landen. Die Freigaben oder Ablehnungen werden dabei elektronisch protokolliert und die Belege im Bedarfsfall sogar weiter an andere Freigebende mit höheren Freigabegrenzen gesendet. Bei Anwendung von SAP-Business-Workflow-Technologie ist dies heute ein in vielen Unternehmen angewendetes Verfahren und eigentlich nichts Besonderes mehr, aber es war der Einstieg in digitale Prozesse schon vor ca. 20 Jahren. Die Technik und die für Unternehmen verfügbaren Optionen haben sich seither massiv weiterentwickelt. Im Folgenden wird auf eine Reihe von für Finanzabteilungen besonderes interessanten Weiterentwicklungen eingegangen, die Finanzabteilungen auf dem Weg zur „Intelligent Enterprise“ begleiten. Einen besonderen technologischen Sprung erleben wir derzeit durch die Nutzung der Datenbank SAP HANA und der dafür entwickelten Software (SAP S/4 HANA).

Eine logische Erweiterung der Workflow-Lösungen für die Finanzabteilung stellt die Robotic Process Automation (RPA) dar, allerdings mit rein digitalen Zwischenschritten. Hierbei erfolgt mittels Skripten (passend wäre auch die Bezeichnung „Drehbücher“) die Automatisierung von wiederkehrenden, vorhersehbaren Arbeiten. Beispiele in der Finanzabteilung sind Prozessschritte im Bereich Rechnungserstellung bis hin zu Inkasso. Eine praktische Nutzung wäre unter anderem die Auslesung von eingegangen Belegen aus MS-Outlook und die Übertragung in das SAP Journal Entry. Der Sachbearbeiter erhält dann eine Benachrichtigung, dass Belege bearbeitet wurden. SAP bietet hinsichtlich RPA-Anwendungen integrierte Lösungen an. Zur den Lösungskomponenten gehört die Cloud Factory, in welcher die Orchestrierungs- und Überwachungsfunktionalitäten eingebettet sind. Hinzu kommt das Desktop Studio, welches unter anderem den Code-Editor, den Workflow-Designer und das Debugging-Tool umfasst. Ein zentraler Teil der Lösung ist der Desktop Agent, die Anwendungskomponente, durch welche die Oberflächenanwendungen im beaufsichtigten oder unbeaufsichtigten Modus ihre Arbeit verrichten. Mithilfe dieser Lösungsbestandteile können dann die einzelnen Automatisierungsskripte (beziehungsweise „Roboter“) konzeptioniert und eingesetzt werden. Gerade für Banken und Finanzdienstleister ist RPA aufgrund der Vielzahl der dort prozessierten Belege ein wichtiges Optimierungsinstrument mit zu erwartendem sehr positiven Business Case.

Abbildung: Schritte zur Implementierung einer RPA-Lösung (Quelle: SAP)

Von RPA-Anwendungen ist es eigentlich nur noch ein kleiner Schritt hin zur Künstlichen Intelligenz (weiter KI). Eine sinnvolle Nutzung von KI-basierten Werkzeugen kann aus der Definition des Begriffes KI abgeleitet werden: KI ist eine extrem leistungsfähige Technologie, wenn es um die Automatisierung von Aufgaben oder Arbeitsschritten und der Ableitung von Erkenntnissen geht – immer dort wo wiederkehrende Datenmuster zu erkennen sind. Diese werden für das maschinelle Lernen mittels in Algorithmen abgebildeten neuronalen Netzen genutzt, welche nach einer Anlernphase selbst bei neuem Zufluss an Datensätzen Entscheidungen treffen können.

Wie die praktische Anwendung von KI in der Finanzabteilung aussieht, erfahren Sie auf Seite 2