Meeting? Kann ich drauf verzichten

Gemeinsame Ideen austauschen um voran zu kommen: Das ist der Grundgedanke von Besprechungen. Für viele Arbeitnehmer sind Meetings aber vor allem eins: Zeitverschwendung. Die Unternehmen sind daran häufig nicht ganz unschuldig.

16,5 Stunden, also ein gutes Zehntel der Monatsarbeitszeit, verbringen deutsche Büroangestellte in Meetings. Während dieser Zeit werden konstruktiv Informationen und Ideen ausgetauscht, die das Unternehmen voran bringen. Soweit die Theorie. In Wirklichkeit gehen den Mitarbeitern in Meetings eher Fragen durch den Kopf wie „Habe ich noch genug Wurst im Kühlschrank?“ oder "Was hat mein bester Kumpel gerade bei Facebook gepostet?" Das ist das Ergebnis einer Studie von Sharp Business Systems. Darin gaben 27 % der befragten Arbeitnehmer an, während Meetings ihre E-Mails zu checken und 14 % aktualisieren To-Do-Listen. Gerade die Millenlials sind besonders anfällig für anderweitige Ablenkung im Meeting: Von diesen gaben 17 % an, während Meetings in Social Media-Kanälen unterwegs zu sein und 22 % schreiben während dieser Zeit Nachrichten an Freunde oder Angehörige. Gerade für letzteres könnte entscheidend sein, dass Meetings von 54 % aller Befragten als langweilig bezeichnet werden.

Bei einem so großen Anteil, der sich in Meetings mit allem beschäftigt, nur nicht mit dem, worüber es gehen soll, verwundert es wenig, dass die Besprechungen häufig als ineffektiv empfunden werden. So gaben 80 % der Befragten an, dass sie an ihrem eigenen Arbeitsplatz produktiver seien. 55 % der Befragten beklagen zudem, dass die Meetings nicht zu klaren Ergebnissen führen würden. Ein wesentliches Problem hierbei dürfte wohl sein, dass sich die Teilnehmer nicht richtig vorbereiten können. 37 % der Befragten kritisieren, dass sie vor den Meetings keine Vorabinformationen bekommen würden. Die beste Vorbereitung hilft aber auch dann nichts, wenn im Meeting nicht diejenigen sitzen, die mit den Informationen richtig umzugehen wissen: 30 % der Umfrageteilnehmer gaben an, dass in Meetings häufig zu viele oder gar die falschen Teilnehmer sitzen würden.

Immer das gleiche und dennoch keine Vorbereitung

Kritik ist auch immer eine Möglichkeit, etwas besser zu machen. Und bei Meetings gibt es wohl einiges besser zu machen. So beklagen 77 % der Arbeitnehmer, dass sämtliche Besprechungen immer nach dem gleichen Schema ablaufen würden, egal welches Thema gerade auf der Tagesordnung steht. 48 % der Befragten monieren zudem, dass in Besprechungen häufig eine zu steife und zu förmliche Atmosphäre vorherrschend sei.

Auch bei den Räumlichkeiten für die Meetings gibt es deutlichen Verbesserungsbedarf: 58 % der Arbeitnehmer sagten aus, dass in ihrem Unternehmen keine Räumlichkeiten zur Verfügung stehen würden, die die unterschiedlichen Besprechungsformate optimal unterstützen würden. Dazu passt auch, dass viele Besprechungsräume von der Ausstattung her veraltet sind: 30 % der Befragten müssen sich bei ihren Besprechungen mit Flipcharts begnügen und gerade einmal 21 % berichten von modernen Whitboards, die sie bei ihren Besprechungen nutzen können.

„Unserer Studie zufolge hat die Mehrheit der deutschen Unternehmen in Sachen Meetingkultur noch Nachholbedarf“, so Alexander Hermann, President Information Systems bei Sharp Electronics Europe. „Das beginnt schon bei vermeintlich simplen Dingen, wie zum Beispiel das rechtzeitige Bereitstellen einer Agenda für alle Teilnehmer, damit sie sich entsprechend vorbereiten können, und zieht sich bis hin zu passenden Räumlichkeiten, Technologien und Meeting-Konzepten. Je nach Art der Besprechung können sich unterschiedliche Ansätze als zielführend erweisen, starre Muster hingegen sind kontraproduktiv.“ (ahu)