Elektronische Rechnungsstellung wird 2025 zum Standard

Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung

Die Umstellung ist nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern bietet auch viele Vorteile. Es können Kosten gesenkt und Abläufe beschleunigt werden. Zudem steigt die Transparenz und die Nachverfolgbarkeit von Zahlungen wird verbessert. Die E-Rechnung bietet im Rahmen der Digitalisierung außerdem einen wichtigen Schritt in Richtung des papierlosen Büros.

• Kosteneinsparungen: Wegfall von Papier-, Druck- und Portokosten, reduzierte Lagerhaltung für Akten.
• Schnellere Prozesse: Automatisierte Verarbeitung spart Zeit und ermöglicht schnellere Zahlungsabwicklungen. 
• Weniger Fehler: Strukturiertes Format minimiert manuelle Eingabefehler und verbessert die Datenqualität. 
• Nachhaltigkeit: Papierverbrauch wird deutlich reduziert, was zu einer geringeren Umweltbelastung führt. 
• Einfache Archivierung: Elektronische Rechnungen können digital gespeichert und leichter wiedergefunden werden.
  

Unternehmen haben zudem den Vorteil einer besseren Compliance, da steuerrechtliche Vorgaben durch automatisierte Prozesse einfacher eingehalten werden können.

ZUGFeRD als praktikable Lösung

ZUGFeRD hat sich als eine der praktischsten Lösungen für die elektronische Rechnungsstellung etabliert. Dieses hybride Rechnungsformat kombiniert ein klassisches PDF-Dokument mit eingebetteten XML-Daten. Dadurch wird es sowohl für den Menschen lesbar als auch für Maschinen auswertbar, was eine effiziente Weiterverarbeitung der Rechnung ermöglicht. ZUGFeRD stellt somit eine einfache und flexible Möglichkeit dar, den Anforderungen der elektronischen Rechnungsstellung gerecht zu werden.

Besonders für kleine und mittlere Unternehmen sowie Selbstständige ist ZUGFeRD eine geeignete Lösung. Es kann ohne umfangreiche Systemumstellungen genutzt werden, da es mit vielen bestehenden Rechnungsprogrammen kompatibel ist. Dadurch sparen Unternehmen Zeit und Ressourcen, da sie ihre aktuellen Systeme weiterverwenden können, ohne diese aufwendig anpassen zu müssen.

Darüber hinaus erfüllt ZUGFeRD alle Anforderungen der EU-Richtlinie und des Umsatzsteuergesetzes (UStG), wodurch es eine rechtssichere und gesetzeskonforme Lösung für die elektronische Rechnungsstellung darstellt. Viele Unternehmen haben ZUGFeRD bereits als bevorzugte Lösung gewählt, da es den Umstieg auf die neue Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung vereinfacht und gleichzeitig den Rechnungsversand beschleunigt.

Fragen zur Umstellung

• Analyse der bestehenden Rechnungsprozesse: Welche Systeme sind bereits im Einsatz? Wo sind Anpassungen nötig?
• Kompatibilität prüfen: Unterstützt die Buchhaltungssoftware elektronische Formate oder sind Updates erforderlich? 
• Mitarbeiter schulen: Wer Rechnungen erstellt, muss die neuen Anforderungen und Formate kennen. 
• Frühzeitige Umstellung: Unternehmen sollten nicht bis zum letzten Moment warten, sondern rechtzeitig Testläufe durchführen. 
• Externe Unterstützung nutzen: Steuerberater oder IT-Dienstleister können bei der Implementierung helfen und Fehler vermeiden.