Elektronische Rechnungsstellung wird 2025 zum Standard

Ab dem 1. Januar 2025 wurde die elektronische Rechnungsstellung für Unternehmen in Deutschland verpflichtend. Diese Neuerung bietet Chancen zur Effizienzsteigerung und Kostensenkung. Zudem werden Prozesse transparenter und die Fehlerquote in der Buchhaltung sinkt erheblich.

Gesetzliche Grundlagen und Anforderungen

Das Wachstumschancengesetz legt fest, dass Unternehmen ihre Rechnungen ausschließlich in elektronischer Form ausstellen müssen. Eine der wichtigsten Änderungen betrifft die Definition einer elektronischen Rechnung. Damit eine Rechnung als elektronische Rechnung gilt, muss sie in einem strukturierten, digitalen Format vorliegen, das eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht. Dies bedeutet, dass die relevanten Daten in einem standardisierten Format enthalten sein müssen, um eine effiziente Weiterverarbeitung zu gewährleisten.

Um eine einheitliche Verarbeitung sicherzustellen, sind nur bestimmte Formate zulässig. Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) werden von der Gesetzgebung akzeptiert. Diese Formate ermöglichen eine strukturierte und automatisierte Datenverarbeitung, während einfache PDF-Dateien ohne strukturierte Daten nicht mehr als elektronische Rechnungen anerkannt werden. Dies liegt daran, dass PDFs nicht automatisiert ausgelesen werden können und daher den neuen Anforderungen nicht entsprechen.

Die Anforderungen an die elektronische Rechnung beinhalten auch, dass sie eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht. Das bedeutet, dass das gewählte Format eine nahtlose Integration in Buchhaltungssysteme erlauben muss. Auf diese Weise können Unternehmen ihre Prozesse beschleunigen und Fehler minimieren, was sowohl die Effizienz als auch die Genauigkeit der Buchhaltung verbessert.

Für Unternehmen hat diese gesetzliche Änderung weitreichende Folgen. Wer weiterhin Rechnungen auf Papier oder als PDF versendet, verstößt gegen das Umsatzsteuergesetz und riskiert Sanktionen. Insbesondere kleine Unternehmen sollten sich mit geeigneten Softwarelösungen beschäftigen, um die Umstellung auf elektronische Rechnungen fristgerecht umzusetzen. Unternehmen, die bereits mit elektronischen Rechnungen arbeiten, müssen überprüfen, ob ihre verwendeten Formate den neuen Anforderungen entsprechen und gegebenenfalls Anpassungen vornehmen.

Für öffentliche Auftraggeber ist diese Regelung bereits seit 2020 verpflichtend und sie müssen die XRechnung nutzen. Unternehmen, die mit Behörden zusammenarbeiten, sind daher häufig schon auf die neuen Anforderungen vorbereitet und müssen keine weiteren Umstellungen vornehmen.

Ausnahmen und Übergangsregelungen

Nicht jede Rechnung fällt sofort unter die neue Pflicht. Bestimmte Geschäftsvorgänge sind ausgenommen oder unterliegen längeren Übergangsfristen. Insbesondere kleine Betriebe und Selbstständige sollten sich mit den Ausnahmeregelungen vertraut machen, um zu wissen, welche Anforderungen für sie gelten.