Digitale Rechnung auf dem Vormarsch

Gut die Hälfte der deutschen Unternehmen verschicken Rechnungen nicht mehr per Post, sondern setzen auf elektronische Rechnungen. Dennoch besteht hier noch deutliches Effizienzsteigerungspotenzial. Gerade kleine Unternehmen nutzen das Potenzial noch zu selten.

In der Studie "Elektronische Rechnungsabwicklung und Archivierung: Fakten aus der deutschen Unternehmenspraxis 2017" hat das Forschungsinstitut ibi research an der Universität Regensburg untersucht, wie stark elektronische Rechnungen bislang verbreitet sind. Dabei gaben 46 der befragten Unternehmen an, dass sie ihre Rechnungen am liebsten in digitaler Form versenden. Damit stoßen sie auf großes Interesse beim Kunden, denn 53 % der Rechnungsempfänger sagten, dass sie lieber digitale Rechnungen erhalten als solche auf Papier. Damit setzt sich die digitale Rechnung zunehmend durch, denn bei der letzten Befragung vor 2 Jahren waren jeweils noch 20 Prozentpunkte weniger für die digitale Rechnung. In Zukunft dürfte der Anteil elektronischer Rechnungen weiter steigen, denn 60 % der Rechnungsversender und -Empfänger wollen den digitalen Anteil weiter steigern. Die Empfänger wollen dieses Ziel überwiegend durch die Ansprache ihrer Lieferanten erreichen.

Elektronische Rechnungen sind effizienter

Hauptgrund für die zunehmende Beliebtheit der elektronischen Rechnung sind Kosten- und Effizienzvorteile, die sich durch eine Digitalisierung der innerbetrieblichen Rechnungsverarbeitungsprozesse ergeben. Dies gilt sowohl für den Rechnungsversand als auch für den Rechnungsempfang, für große und für kleine Unternehmen. „Zur Vorbereitung der Studie haben wir zahlreiche Gespräche mit Unternehmen und Experten geführt. Einige Unternehmen gaben an, dass sie mit 60 % und mehr Ersparnis je Rechnung kalkulieren, wenn sie anstatt papierhafter Rechnungen elektronische Rechnungen versenden und die Prozesse auch beim Rechnungseingang digitalisieren. Hier schlummert also auch enormes finanzielles Potenzial.“, so Holger Seidenschwarz, Projektleiter und Verantwortlicher für die Studie beim durchführenden Institut ibi research an der Universität Regensburg.

Kleine Unternehmen hinken hinterher

Die Anpassung der internen Prozesse und die Suche nach in die bestehende IT-Landschaft des Unternehmens integrierbaren technischen Lösung sind demnach die größten Herausforderungen für die Unternehmen im Bereich der elektronischen Rechnungsabwicklung. Dies wird daran deutlich, dass deutliche Unterschiede bei der Prozessdigitalisierung zwischen kleinen und großen Unternehmen besteht. So haben rund drei Viertel der großen Unternehmen digitale Bearbeitungsprozesse für elektronische Rechnungen und die Hälfte nutzt strukturierte Rechnungsdaten, die vom Versender zur Verfügung gestellt werden. Hingegen bearbeiten kleine Unternehmen elektronische Rechnungen gar nicht selbst im Haus: Ein knappes Viertel lagert sie an externe Dienstleister - wohl häufig den Steuerberater - aus. Auch besteht bei vielen Unternehmen weiterhin hohes Digitalisierungspotenzial: 40 % der Unternehmen drucken ihre elektronischen Rechnungen zur weiteren Bearbeitung aus und fast ebenso viele (42 %) erfassen die Rechnungsdaten nochmals manuell in den internen Systemen, obwohl diese Daten ja bereits in digitaler Form vorliegen.

Auch bezüglich der rechtlichen Situation, insbesondere bei der Archivierung der elektronischen Rechnungen, besteht bei den Unternehmen noch Informationsbedarf. Hier sind jedoch seit zwei Jahren deutlich Fortschritte erkennbar, seitdem die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) gelten. Obwohl seitdem zwar die Pflicht besteht, elektronische Rechnungen im (digitalen) Original zu archivieren, wird dies von ca. einem Drittel der kleinen Unternehmen nicht getan. 68 % haben keine schriftliche Verfahrensdokumentation für Rechnungsbearbeitung und -Archivierung. „Hier müssen die Unternehmen weiterhin sensibilisiert und über die zur Verfügung stehenden Möglichkeiten informiert werden“, konstatiert Seidenschwarz. (ahu)