Die Verfahrensdokumentation ist kein „nice to have“!

Die Verfahrensdokumentation nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) gilt als Zusammenfassung, wie die Buchführung im Betrieb organisiert ist. Das bedeutet: Eine professionelle Verfahrensdokumentation ist ein wesentlicher Schritt zur Unangreifbarkeit der eigenen Buchhaltung. Das gilt natürlich auch für Vermögensverwalter und Finanzberater.

Viele Unternehmer treibt der Gedanke an eine Betriebsprüfung den Angstschweiß auf die Stirn. Sie sorgen sich vor Steuernachzahlungen und Zuschätzungen. Aber dabei ist die Erfüllung der ertrags- und umsatzsteuerlichen Pflichten nicht das einzige, das die Finanzverwaltung überprüft. Es wird regelmäßig auch festgestellt, ob Unternehmen eine ordnungsgemäße Buchführung haben, also ob diese vollständig, lückenlos nachvollziehbar und nachprüfbar ist. Wie eine ordnungsgemäße Buchführung auszusehen hat, ergibt sich aus den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD).

Das Problem: Während die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) und die GoBD im Allgemeinen den allermeisten Unternehmern und Finanzverantwortlichen als Basis und fester Bestandteil des alltäglichen Umgangs mit kaufmännischen und steuerlichen Pflichten vertraut sind, gilt das umso weniger für die sogenannte Verfahrensdokumentation nach den GoBD. Die Praxis zeigt, dass die meisten Verantwortlichen dabei passen müssen. Doch die Verfahrensdokumentation ist ein ganz wesentlicher Punkt bei der Einhaltung der GoBD. Auch Vermögensverwalter und Finanzberater können sich dem nicht entziehen. Als Unternehmer und Geschäftsleiter sind sie jederzeit gefragt, allen behördlichen und gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und sich keine Verfehlungen vorwerfen zu lassen.

Belege vor Verlust und Verfälschung schützen

Die Verfahrensdokumentation nach GoBD dient dem Nachweis, dass die Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB), der Abgabenordnung (AO) für die Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten und Belegen erfüllt sind, und gilt als Zusammenfassung, wie die Buchführung im Betrieb organisiert ist. Um die Nachprüfbarkeit und die Nachvollziehbarkeit der kompletten Buchführung des Unternehmens sicherzustellen, muss die Verfahrensdokumentation alle technischen und organisatorischen Prozesse abbilden. Nach den GoBD ist jeder Geschäftsvorfall urschriftlich beziehungsweise als Kopie der Urschrift zu belegen. Aus der Verfahrensdokumentation muss ersichtlich sein, wie die Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden und wie diese beispielsweise gegen Verlust und Verfälschung geschützt werden.

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