Wie man startet, so liegt man im Rennen

So wie ein guter Vortrag mit einem „Schocker“ beginnt und mit tosendem Beifall endet, muss auch eine gute Besprechung gestaltet sein. Doch mit was können Sie beginnen, was bietet sich an? Nicht immer ist ein Gesprächsthema leicht anzugehen, und darum bedarf es gerade beim Einstieg in schwierige Themen besonderer Aufmerksamkeit.

Versuchen Sie es mal mit einer dramatischen oder emotionalen Story, einem außergewöhnlichen Bild, einem Sketch, einem Zitat oder einem zündenden Witz. Bitte vergessen Sie dabei nie, den Bogen zur anschließenden Realität zu schlagen.

Stark beginnen – schwach enden?

Versuchen Sie mal den wichtigsten Punkt an den Schluss zu setzen. Dann gibt es nur noch ein „Los geht’s“. Fordern Sie auf, motivieren und mobilisieren Sie. Stellen Sie etwas in Aussicht. Ein gutes Beispiel aus meiner Praxis war eine Führungskraft, die anbot, alle Außendienstwagen zu waschen, wenn das gesteckte Ziel erreicht wird. Und er musste waschen! Bilden Sie einen Zirkelschluss zum Anfang. So binden Sie eine Schleife vom Ende zum Anfang.

Die besten 7 Tipps: Wie Sie Besprechungen erfolgreich abkürzen

Schicken Sie allen Teilnehmern vorab eine Agenda mit sämtlichen Punkten der Tagesordnung. Notieren Sie zu jedem Punkt (nach Rücksprache mit den zuständigen Kollegen) eine verbindliche Zeitvorgabe.
Stellen Sie sicher, dass alle gut vorbereitet sind.
Schreiben Sie auf die Agenda, wer welche Präsentation hält.
Übernehmen Sie selbst die Leitung. So bestimmen Sie die Spielregeln.
Achten Sie darauf, dass Agenda und Redezeiten genau eingehalten werden. Unterbrechen Sie ausschweifende Teilnehmer. Klartext ist Trumpf, das geht auch höflich: „Das sprengt den Zeitrahmen. Ich schlage vor, diesen Punkt in der nächsten Sitzung abzuhandeln.“
Klären Sie Zweck („Ich habe Sie zusammengerufen, weil…“) und Ziel („Ich erwarte Vorschläge, wie wir…“) der Zusammenkunft gleich zu Beginn.
Greifen Sie ein, wenn sich kein Ergebnis abzeichnet. Verläuft die Diskussion im Sand, unterbrechen Sie und führen das Gespräch zum Entscheidungspunkt. Sobald etwas abstimmungsreif ist, lassen Sie abstimmen.

FAZIT Machen sie sich immer wieder neue Gedanken, wie Sie Meetings organisieren und optimieren. Prüfen Sie rechtzeitig: Ist das Meeting wirklich notwendig? Stellen Sie sicher, dass das Thema den Teilnehmern vorher bekannt ist. Halten Sie die Tagesordnung kurz, denn lieber ein Thema zum Ergebnis bringen, als sich mit zu vielen Agendapunkten zu verzetteln. Und bleiben Sie präzise und sachlich, auch wenn’s mal hoch her geht.

Gastbeitrag von Uwe-Jürgen Günter-von Pritzbuer, Visualisierungsexperte und Vertriebsprofi für emotionale Kommunikation