So gelingt der Büroumzug reibungslos

Für den Umzug eines Büros kann es ganz unterschiedliche Gründe geben. Manchmal gilt es nur, die Schreibtische, Büroschränke und benötigte IT in einen anderen Trakt des Gebäudes zu bewegen. Bei dem Wechsel des Standortes steht man jedoch vor einer ungleich größeren Herausforderung. Eine gute Planung im Vorfeld ist hier das A und O, damit sich alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im neuen Büro sofort wieder zurechtfinden und nahtlos weiterarbeiten können.

Frühzeitig an den Umzug denken!

Schon bei einem rein privaten Umzug handelt es sich um ein logistisch nicht unerhebliches Unterfangen. Abhängig von der Größe des Büros und der Anzahl der Arbeitsplätze gilt dies bei gewerblichen Umzügen umso mehr. Mindestens sechs bis zwölf Monate, bei Großunternehmen sogar noch länger im Vorfeld sollte die Logistik des Umzugs geplant werden. Nur dann lässt sich gewährleisten, dass alle Abläufe reibungslos funktionieren und sich die Kosten transparent überblicken lassen.

Was kostet ein Firmen- beziehungsweise Büroumzug?

Das hängt ganz von der Größe des Unternehmens ab, aber auch von der zu überbrückenden Entfernung und weiteren Faktoren. Über Sirelo.de lassen sich diese Details im Vorfeld in eine Berechnung einbeziehen. Außerdem kann man hier verschiedene Umzugsunternehmen vergleichen und unverbindliche Angebote für die Übernahme des Umzugs einholen. In den allermeisten Fällen ist angeraten, den Umzug von Profis durchführen zu lassen und nicht selber die Ärmel hochzukrempeln. Denn im Geschäftsleben gilt vor allem: Zeit ist Geld. Und das Team sollte im neuen Büro möglichst rasch wieder an die Schreibtische zurückkehren können.

Müssen weitere Unternehmen beauftragt werden?

Das kommt ganz darauf an, wie die neuen Büroräume beschaffen sind. In vielen Büro- und Geschäftshäusern ist die Infrastruktur bereits komplett vorhanden und die Räumlichkeiten soweit vorbereitet, dass nicht einmal mehr die Wände gestrichen werden müssen. Bei einem vollständigen Neubezug müssen aber womöglich noch Elektro- und Heizungsinstallationen vorgenommen und der Telefon- und Internetanschluss hergestellt werden. Auch wenn es nach einer Binsenweisheit klingt: Die dafür zuständigen Handwerker sollten mit ihrer Arbeit unbedingt fertig sein, wenn der Umzugslaster auf den Hof rollt. Andernfalls droht nicht nur ein organisatorisches Chaos. Im schlimmsten Fall können die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Arbeit nicht nahtlos wieder aufnehmen, weil die erforderliche Technik noch nicht funktioniert.

Mit einer Checkliste wird es einfacher

Es gilt nicht nur, rechtzeitig alle Handwerker und das Umzugsunternehmen zu buchen. Die folgenden Fragestellungen machen die Bewerkstelligung des Umzuges noch einfacher.

• Muss das komplette Büro mit sämtlichem Inventar umziehen? Können Unterlagen entsorgt oder Einrichtungsgegenstände beziehungsweise technische Geräte verkauft werden? Oder ist umgekehrt sogar die Anschaffung von neuer Ausstattung erforderlich?
• Ist ausreichend Verpackungsmaterial vorhanden? Vom Klebeband über Polstermaterial bis hin zum Karton bekommt man alle erforderlichen Dinge im Fachhandel.
• Wird zusätzliches Personal benötigt? Auch wenn der eigentliche Umzug durch ein Fachunternehmen abgewickelt wird, können im Vorfeld und im Nachhinein möglicherweise weitere Kräfte erforderlich sein. Denn vom Saubermachen über das Ein- und Auspacken bis hin zur Organisation der Verpflegung sind viele Handgriffe zu erledigen, die mit den richten Leuten ebenfalls reibungslos zu bewerkstelligen sind.
• Welche Unterlagen gilt es zu ändern? Oftmals ist es nicht mit einer einfachen Adressänderung getan. Die Ummeldung des kompletten Firmensitzes ist ein umfangreicher bürokratischer Aufwand. Hinzu kommt, dass auch Flyer, Visitenkarten und die Website an die neue Anschrift angepasst werden müssen.
• Wie wird das neue Büro eingerichtet? Dieser Punkt ist von durchaus zentraler Bedeutung. Es genügt nicht, einfach nur die Gesamtflächen miteinander zu vergleichen. Abhängig von der Raumaufteilung des neuen Standortes müssen Schreibtische und IT womöglich komplett anders aufgebaut werden als zuvor. Wer dieses Thema erst beim Umzug selbst in den Fokus nimmt, muss zumindest in einer Übergangszeit mit chaotischen Zuständen rechnen. Eine professionelle Raumplanung Im Vorfeld macht es möglich, den Standort von den Schreibtischen über die Kaffeemaschine bis hin zur Topfpflanze genau zu bestimmen.

Fazit?

Der Umzug des Unternehmens beziehungsweise des Büros ist keine Kleinigkeit, sondern will gut durchdacht sein. Wer sich allerdings rechtzeitig die richtigen Gedanken dazu macht, kann dem großen Tag recht gelassen entgegensehen.