Die Zukunft des Reisekostenmanagements

Die Geschäftsreiseindustrie ist nach der Zwangspause durch Covid-19 wieder auf dem Weg der Erholung. Prognosen gehen davon aus, dass die weltweiten Ausgaben für Dienstreisen bis Ende 2023 auf 1,28 Milliarden Euro ansteigen werden. Langfristig soll das Volumen bis 2026 weiterhin wachsen und das Niveau vor der Pandemie übertreffen.

Die Zunahme der Geschäftsreisen wirkt sich nicht nur auf die betrieblichen, sondern auch auf die finanziellen Abläufe eines Unternehmens aus. Die gelebte Spesenpraxis in vielen Firmen sieht bis heute so aus: Mitarbeitende sammeln ihre Belege, bearbeiten Spesenabrechnungen händisch, stellen Anträge im Rahmen des Firmenbudgets und warten dann lange auf die Auszahlung. Falls die Geschäftsreisen auch noch mit Freizeitreisen verbunden sind, wird die Kostenabrechnung schnell unübersichtlich.

Die Finanzteams haben die Aufgabe, Belege zu prüfen und persönliche Transaktionen herauszufiltern. Hinzu kommen komplizierte Spesenformulare (manchmal für verschiedene Währungen), Anfragen und Zuweisungen von mehreren Teams innerhalb des Unternehmens gleichzeitig. Zudem haben Firmen oft keinen vollständigen Überblick über alle Ausgaben eines Reisevorgangs ihrer Mitarbeitenden.

Wie also können Betriebe mit den wachsenden Anforderungen umgehen und ihre Geschäftsreisekosten-Prozesse, auch Travel-&-Expense- (T&E)-Prozesse genannt, zukunftsfähig machen?

Neues Buchungs- und Reiseverhalten

Geschäftsreisende wünschen sich mehr Flexibilität und genauso komfortable Buchungs- und Reiseoptionen, wie sie sie aus ihrem privaten Alltag kennen. Es treten vermehrt Phänomene wie „Bleisure“ (Business und Leasure) oder „Blended Travel“ (Verbindung von Reisen und Arbeit) auf. Auch „Rogue Travel“ oder „Open Booking“, bei denen Reisende selbstständig außerhalb der unternehmenseigenen Plattformen buchen, erfreuen sich großer Beliebtheit.

Aufgrund solcher nicht erfasster Buchungen mangelt es Firmen an einer konsistenten Datenlage, um Rabatte oder sonstige Sonderkonditionen bei großen Abnahmemengen zu verhandeln. Auch bei der Fürsorgepflicht und der Einhaltung von Reiserichtlinien bleiben Fragen offen. Denn Organisationen sind gesetzlich dazu verpflichtet, das Wohlergehen der Mitarbeitenden zu schützen und den Arbeitsplatz zu einem sicheren Ort zu machen – sei es im Büro, am Bau oder auf Dienstreise. Zum Schutz der Angestellten zählen klar formulierte Reiserichtlinien deshalb zum Pflichtprogramm.

In Zeiten des Fachkräftemangels tun Unternehmen allerdings gut daran, die Wünschen ihrer Beschäftigten zu berücksichtigen. Ihre Tools und Prozesse geben das jedoch meist noch nicht her. Besonders die Abrechnung und Erstattung aller Reisekosten hat es oft in sich: Flugkosten, Bahntickets, öffentlichen Verkehrsmittel, Taxi, Unterkunft, Verpflegung und andere Nebenkosten.

Hier lohnt es sich für Unternehmen, auf eine automatisierte Lösung zu setzen, mit der die Mitarbeitenden direkt in einer App etwa den Abfahrts- und Ankunftsort ihrer Geschäftsreise erfassen können. So lässt sich das Kilometergeld, die Tagepauschale oder der Mehrwertsteuersatz für die Rückerstattung automatisch berechnen. Das spart Zeit, macht die Abläufe transparenter und verhindert ungewollte Ausgaben.

Reisedaten nutzen

Viele Firmen schöpfen das Potenzial ihrer Reisedaten nicht aus, weil sie ihnen nicht konsolidiert vorliegen oder sie diese nicht strategisch auswerten. Damit fehlt ihnen eine wichtige Basis, um die Ausgaben nachzuvollziehen, Kosten nachhaltig zu senken und die Reisetätigkeit strategisch zu planen. Dabei sind laut einer Studie von BCD Travel für die Hälfte der Befragten die Erkenntnisse aus den Reisedaten äußerst wichtig.

Data Insights gelten als zentrales Zukunftsthema im Business-Travel-Bereich: Je mehr Daten vorhanden sind, desto einfacher lassen sich die relevanten Prozesse automatisieren. Hier steht der Reisebranche ein großer Wandel bevor.

Ein Beispiel: In fünf Jahren wird vermutlich niemand mehr per Telefon eine Reise buchen, sondern nur noch auf das Internet setzen. Sobald die Buchungsdaten online vorliegen, verbessert sich die Datenqualität. Diese Datentransparenz birgt ein enormes Potenzial: Firmen können ihre Daten nutzen, um attraktivere Raten auszuhandeln, ihre Reisetätigkeit zu analysieren und das Verhalten ihrer Mitarbeitenden während einer Reise zu steuern. So lassen sich beispielsweise auch die Reisebudgets optimieren sowie Pauschalen und Tagegelder (sogar entsprechend der gesetzlichen Anforderungen des jeweiligen Landes und/oder der Unternehmenspräferenzen) einfacher anpassen.

Reise- und Ausgabenprozesse in Echtzeit

In einer Befragung gaben bis zu 30 Prozent der teilnehmenden Führungskräfte aus Finance, Beschaffung, Reisemanagement, IT und HR an, dass die Tätigkeiten des Travel-&-Expense- Managements bei ihnen überwiegend oder komplett manuell stattfinden. Zudem zeigt die Befragung, dass die Situation durch die mangelnde Integration von Reisetools, Spesenprogrammen und anderen Systemen verschärft wird. Das macht den T-&-E-Prozess laut Forrester langwierig und ineffizient: So dauert der End-to-End-Prozess laut der Befragten im Schnitt 13,6 Stunden pro Reise.

In einem traditionellen Prozess reicht der Mitarbeitende seine gesammelten Belege entweder unmittelbar nach einer Reise oder am Ende des Monats ein. Das geschieht händisch, zieht sich über mehrere Stufen (Belege durchgehen, scannen und hochladen) und dauert meist Wochen. Da die Finanzteams ihre Buchhaltung rechtzeitig am Ende des Monats abschließen müssen, erhalten sie so oft keinen vollständigen Überblick darüber, warum die Ausgaben des Reisenden über dem Limit liegen. Häufig müssen sie auch noch fehlenden Belegen hinterherrennen.

Mit modernen Plattformen lässt sich die Einreichungsphase vollständig automatisieren. Die Angestellten können ihre Spesenabrechnungen über ihre App mit dem Handy fotografieren und in Echtzeit zur Erstattung einreichen. Auf diese Weise erhält das Finanzteam einen vollständigen Überblick über die Daten. Selbst wenn es zu Mehrausgaben kommt, werden die Informationen dauerhaft aufgezeichnet, was während eines Audits sehr hilfreich ist. Die Papierbelege können hingegen in den Papierkorb wandern.

Statten Unternehmen ihre Beschäftigten auch mit intelligenten Firmenkarten für Reisen und Hotelbuchungen aus, können sie die Ausgabenvorgänge aus der Ferne verwalten. So gestaltet sich die Reisekostenabrechnung viel flüssiger und trägt dazu bei, manuelle Arbeit und Stress zu reduzieren.

Marktkommentar von Lars Mangelsdorf, Mitbegründer und Managing Director von Yokoy Deutschland.