Konzentration auf Kernaufgaben durch Outsourcing von Dienstleistungen

Die allermeisten Geschäftsmodelle zeichnen sich durch Komplexität aus. Viele Firmengründer erleben schnell, nicht alle Anforderungen an das eigene Business selbst erledigen zu können. Manchmal fehlt die Zeit, mitunter die Expertise. Dann beginnt die Suche nach geeigneten Dienstleistern oder Zulieferern, an die Aufgaben delegiert werden können. Diese Form der Auslagerung, die selbst Großunternehmen vornehmen, nennt man Outsourcing.

Gründe für Outsourcing

In vielen Unternehmen fehlt an manchen Stellen Expertise. Auch fallen bestimmte Anforderungen zwar immer wieder, aber zu unterschiedlichen Zeiten an. Mitarbeiter erledigen solche Aufgaben nebenbei. In beiden Fällen drohen die Erwartungen von Kunden aus dem Blick zu geraten. Mangelnde Kundenorientierung hat jedoch schon viele Unternehmen in gefährliche Fahrwasser gebracht. Um solche Umstände zu vermeiden, stehen externe Dienstleister zur Verfügung. So lassen sich zum Beispiel Büroservice-Aufgaben sehr professionell rund um die Uhr outsourcen. Ein spezialisierter Serviceprovider kann die Annahme von Telefonaten selbst in einer Fremdsprache, Bestellannahmen, Terminvergaben und vieles mehr bequem erledigen. Ein anerkannter Vertreter in dieser Branche wäre Bueroservice24. Diese übernehmen die gesamte Abwicklung der Telefondienste. Aber es kann auch auf deren Service zu Zeiten der Mittagspause oder des Feierabends zurückgegriffen werden, damit auch jeder Anruf aufgenommen und bearbeitet werden kann.

Formen des Outsourcings

Die Formen des Outsourcings sind vielfältig. Sie unterscheiden sich nach Reichweite und Intensität. Eine eher geringe Reichweite kennzeichnet die Übertragung einzelner, klar umrissener Aufgaben. Dazu zählt beispielsweise der Druck einer Broschüre oder die Erstellung einer Internetpräsenz. Die Verlagerung einzelner Prozesse geht einen Schritt weiter. Einen noch höheren Outsourcinggrad erreicht die vollstände Auslagerung des Kundendienstes oder anderer Abteilungen wie der IT an fremde Dienstleister. Gelegentlich findet sogar eine Verlagerung ins Ausland statt, was als Offshoring bezeichnet wird. Gelegentlich greifen Unternehmen zu bloß temporären Auslagerungen, wenn etwa in einer Phase der Krisenkommunikation die komplette Kommunikation an einen externen Managed Service ausgegliedert wird.

Vorteile des Outrsourcing

Die Auslagerung sollte nicht zentrale, sondern eher periphere Aufgaben betreffen. Wird diese Maßgabe beachtet, bietet Outsourcing die Chance, sich auf Kernaufgaben konzentrieren zu können. Diese Fokussierung kann genutzt werden, um Qualitätsverbesserungen im Kerngeschäft einzuführen, für das außerdem mehr Zeit und Manpower verbleiben. Eine Auslagerung von Aufgaben auf externe Spezialisten führt auch in diesen Bereichen zu einer Steigerung der Qualität. Das auslagernde Unternehmen wird von Kunden, Geschäftspartnern oder anderen als professioneller Akteur wahrgenommen. Unter dem Strich stehen bei planvollen Auslagerungen Kosteneinsparungen, verglichen mit der eigenen Aufgabenerledigung. Zu guter Letzt erhöht Outsourcing in Abschwungphasen die Flexibilität, da die Freistellung von Teilen der Stammbelegschaft nicht erwogen werden muss.

Kritische Aspekte der Auslagerung

Den Vorteilen stehen auch kritische Seiten gegenüber. Zu nennen ist in erster Linie ein erforderlicher, weil erfolgskritischer Mehraufwand gegenüber den externen Dienstleistern. Mit diesen muss nämlich regelmäßig und sorgfältig kommuniziert werden. Wird dies vernachlässigt, können die Externen nicht optimal operieren. Vor allem bei weitreichender Auslagerung wichtiger Aufgaben und Prozesse können beim Auftraggeber mit der Zeit Wissensverluste eintreten. Fällt der Dienstleister aus oder wird das Vertragsverhältnis beendet, führt dies zu Verzögerungen und Friktionen. Da vielen Auftraggebern dieses Risiko bewusst ist, gehen sie Abhängigkeiten ein, die im Konfliktfalle gegen sie instrumentalisiert werden können.

Fazit Outsourcing sollte nicht auf Kernfeldern der Geschäftstätigkeit und nur an vertrauensvolle und erfahrene Dienstleister erfolgen. Auf eine bidirektionale Kommunikation ist zu achten: Der Auftraggeber legt Aufgaben und Anforderungen unmissverständlich fest, während der Serviceprovider sein Vorgehen verständlich erklärt. Dies erlaubt nötigenfalls eine Rückübertragung von Aufgaben ohne erhebliche Reibungsverluste.