Advertorial – Wie Makler keine Dokumente mehr bearbeiten müssen

BiPRO löst ein anderes Problem Vermittler versuchen das Problem oft mithilfe des richtigen Maklerverwaltungsprogramm-Anbieters zu lösen. Wenn der Versicherer angibt, Dokumente und Daten liefern zu können, muss es an der Verarbeitung des MVP-Herstellers liegen, wenn die Sache nicht in Schwung kommt. So logisch dieser Schluss ist, so falsch ist er auch. Ein Maklerverwaltungsprogramm ist ein Datenspeicher. Es bietet einfache Oberflächen an, mit denen der Makler weitere Daten eingeben oder bestehende ändern kann. Das klassische MVP ist keine Software zur Prozessautomation, die die Verarbeitungsvorgänge abnimmt. Makler glauben so fest daran, dass ihr MVP diese Arbeiten erledigen sollte, dass sie immer wieder in Foren nach dem „besten“ MVP fragen oder sich erkundigen, welches Programm die gewünschten Arbeiten ausführe. Tatsächlich wird aber kein MVP-Hersteller diese Arbeit jemals zufriedenstellend erledigen. Zwar haben nahezu alle inzwischen BiPRO umgesetzt und können Daten sowie Dokumente abholen, aber es hapert dann an der Zuordnung zu den richtigen Kunden und Verträgen. Die korrekte automatisierte Zuordnung ist nämlich nur möglich, wenn die im System erfassten Daten eindeutig und korrekt sind, und das ist Aufgabe des Maklers selbst. Das Gleiche gilt für die Folgeprozesse. Also die Frage, was mit den Dokumenten genau geschehen und wie das System auf die veränderten Daten reagieren soll? Soll es den Kunden informieren? Sollen Dokumente dem Kunden in einer App bereitgestellt werden? Soll bei einer Beitragsänderung auch die Courtageforderung angepasst werden? Nur wenn der Makler die Folgeprozesse eindeutig definiert hat, kann eine Software dies befolgen. Genau daran hapert es jedoch auch. Zwar liefert BiPRO inzwischen gute Standards für den Daten- und Dokumentenaustausch und diese werden auch von fast allen Beteiligten angeboten. Allerdings kann das Softwarehaus diese Daten nicht sinnvoll interpretieren – denn das ist eine Fachaufgabe.

Warum MVP-Hersteller niemals das automatische Büro liefern werden

Ein Beispiel mag das verdeutlichen. Nehmen wir an, es gibt einen Nachtrag zu einem Kundenvertrag mit einer Beitragsänderung. Der Versicherer liefert das Dokument elektronisch per BiPRO aus. Dann muss der MVP-Hersteller zunächst einmal die Zugangsdaten des Maklers haben, um sich beim System des Versicherers zu identifizieren. Oft scheitert es schon hieran, weil der Makler nicht in der Lage ist, seine Zugangsdaten herauszufinden. Wenn der Hersteller des Maklerverwaltungsprogramms diese hat, holt er das Dokument. Für ihn ist dies aber nur eine Datei. Aus einem Begleitdatensatz erfährt er, für welchen Vertrag und Kunden das Dokument ist und um was für eine Art Dokument es sich überhaupt handelt. Hat der Makler Tippfehler bei der Erfassung der Kundendaten gemacht bzw. eine andere Schreibweise als der Versicherer gewählt, scheitert bereits die automatische Zuordnung. Doch nehmen wir einmal an dies stimmt, jedoch hat der Versicherer einen fehlerhaften „Geschäftsvorfallschlüssel” im mitgelieferten Datensatz hinterlegt. Dann kommt es zu einem Störfall. Entweder wird das Dokument aufgrund des fehlerhaften Schlüssels für etwas anderes gehalten und falsch hinterlegt oder es wird in eine Bearbeitungsbox aussortiert und der Makler muss es wieder manuell bearbeiten.

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