Wenn die Betriebsprüfung dreimal klopft

Eine steuerliche Außenprüfung ist oftmals mit hohen Nachzahlungen verbunden. Panik muss deshalb bei Unternehmern aber nicht aufkommen. Wer sich gemeinsam mit seinem Steuerberater gut vorbereitet, kann viele Schwierigkeiten vermeiden.

Die steuerliche Außenprüfung (in der Praxis auch Betriebsprüfung oder Steuerprüfung genannt) ist ein besonderes Verfahren der steuerlichen Sachverhaltsermittlung. Neben der allgemeinen Außenprüfung gibt es die besonderen Außenprüfungen, wie die Lohnsteuer- Außenprüfung und die Umsatzsteuer-Sonderprüfung. Mit der Betriebsprüfung besteht die Möglichkeit, Entscheidungen an „Ort und Stelle des Geschehens”, also im Unternehmen, nachzuprüfen.

Davor haben viele Unternehmer Angst. Die steuerliche Außenprüfung kann zu sehr ungünstigen Ergebnissen führen. Durch Hinzuschätzungen können beispielsweise hohe Nachforderungen resultieren. Grundsätzlich abzugsfähige Ausgaben werden mitunter aus formalen Gründen nicht anerkannt, simple Fehler im Handling fallen auf oder eher dürftig geführte Fahrtenbücher halten einer Überprüfung nicht stand. Das Feld der Betriebsprüfer für mögliche Beanstandungen ist sehr weit gefasst. Selbst dann, wenn Unternehmer und Steuerbüro nach bestem Wissen und Gewissen gearbeitet haben und der Überzeugung sind, sämtliche Pflichten erfüllt zu haben, können böse Überraschungen drohen.

Kommunikationslücken und Handhabungsfehler schützen nicht vor Nachzahlungen

Das Finanzamt ist dabei auch selten zu Späßen aufgelegt und wird alle steuerlichen Verstöße verfolgen, auch solche wegen Kommunikationslücken und Handhabungsfehlern. In der Praxis kommt dies viel öfter vor, als sich viele Unternehmer vorstellen können. Aber solche Probleme – von der fehlerhaften Deklaration der Umsatzsteuer über nicht präzise geführte Fahrtenbücher bis hin zu falschen steuerlichen Angaben bei der Besteuerung von Auslandsumsätzen – können schnell auftauchen und dann eben teuer werden, wie die Zahlen zeigen.

Auf der Grundlage von Meldungen der Länder erstellt das Bundesfinanzministerium jährlich eine Statistik über die Ergebnisse der steuerlichen Betriebsprüfung der Länder. In den Betriebsprüfungen der Länder waren im Jahr 2021 bundesweit 12.895 Prüferinnen und Prüfer tätig. Es wurde ein Mehrergebnis von rund 13,1 Milliarden Euro festgestellt. Von den 8.409.671 Betrieben, die in der Betriebskartei der Finanzämter erfasst sind, wurden 150.440 Betriebe geprüft. Dies entspricht einer Prüfungsquote von 1,8 Prozent. Bei den Großunternehmen betrug die Quote 17,1 Prozent.

Panik ist bei einer guten Vorbereitung und Durchführung unnötig

Unternehmer sollten eine Betriebsprüfung daher grundsätzlich nicht auf die leichte Schulter nehmen, sondern stets auf den Steuerberater, Wirtschaftsprüfer oder Rechtsanwalt als Partner, Berater und engen Begleiter vertrauen. Schließlich kennt dieser die Kniffe und Tricks der Finanzbehörden und der Betriebsprüfer und steht Unternehmern bei der Abwehr unberechtigter Ansprüche zur Seite. Der Berater kann dementsprechend auf bestimmte Versuche und Fragen des Prüfers angemessen reagieren und einschätzen, ob das Vorgehen überhaupt zulässig ist.

Zugleich gilt: Panik ist unnötig, denn bei einer guten Vorbereitung und Durchführung wird das Finanzamt auch nur die Dinge beanstanden können, zu denen das Steuerrecht auch berechtigt. Fallen fragwürdige Versuche im Rahmen einer Außenprüfung auf, kann der Steuerberater unmittelbar intervenieren. Dieser sollte auch die Kommunikation mit dem Prüfer während der Außenprüfung führen und auch im Nachgang die Abschlussbesprechung mit dem Mitarbeiter der Steuerbehörden vornehmen. Dies verhindert nachteilige Aussagen des Steuerpflichtigen und schafft Freiraum, dass sich der Unternehmer auch während der Prüfung um sein Geschäft kümmern kann.

Wie ist die Buchführung im Betrieb organisiert?

Die größte Sicherheit für eine Außenprüfung schafft natürlich ein professionelles laufendes Handling aller steuerlichen Angelegenheiten. Oder anders gesagt: Wer regelkonform vorgeht, hat in der Regel auch nichts zu befürchten. Da Prüfer beispielsweise auch formale Aspekte der Buchführung wie die Einhaltung der Verfahrensdokumentation nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) in den Blick nehmen, ist diese Verfahrensdokumentation ein wesentlicher Schritt zur Unangreifbarkeit der eigenen Buchhaltung.

Die Verfahrensdokumentation nach GoBD ist ein verpflichtendes, zusammenfassendes Element, um zu zeigen, wie die Buchführung im Betrieb organisiert ist, und wird eben auch bei einer Betriebsprüfung geprüft. Nach der Abgabenordnung hat die Finanzbehörde im Rahmen von steuerlichen Außenprüfungen das Recht, die mit Hilfe eines (elektronischen) Datenverarbeitungs-Systems erstellten und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen durch Datenzugriff zu überprüfen. Die Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorischen und technischen Prozess zur Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Aufzeichnung und Aufbewahrung der steuerlich relevanten Geschäftsvorfälle und ergänzender Informationen hinsichtlich der Entstehung (Erfassung), der Indizierung, der Verarbeitung und der Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden, der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion der archivierten Informationen. Neben den Daten müssen also bei der GoBD-Prüfung insbesondere auch die Teile der Verfahrensdokumentation zur Verfügung gestellt werden, die einen vollständigen Systemüberblick erlauben und für das Verständnis des Datenverarbeitungs-Systems notwendig sind.

Gastbeitrag Stefan Rattay, Steuerberater und Partner der WWS-Gruppe.