Social Intranet einführen und effektiv nutzen

Arbeiten im Homeoffice ist längst nicht nur bei großen Unternehmen ein Trend. Denn immer mehr kleine Firmen und Organisationen erlauben ihren Mitarbeitern, remote zu arbeiten. Dadurch, dass Sie und Ihre Arbeiter von zu Hause aus arbeiten, kommt es allerdings zum Mangel an sozialer Interaktion, was eine Vielzahl unterschiedlicher Probleme nach sich ziehen kann. Wie Sie in solchen Fällen von der Einführung und der effektiven Nutzung eines sogenannten Social Intranet profitieren können, erfahren Sie im Folgenden.

Traditionelles Intranet im Vergleich zum Social Intranet

Beim klassischen Intranet handelt es sich um ein firmeninternes Netzwerk, das ausschließlich registrierten Nutzern Zugriff erlaubt. Alle Daten und Services sind innerhalb eines solchen Intranets geschützt, da niemand unkontrollierten Zugang zu den Ressourcen hat. Ein weiteres Merkmal des traditionellen Intranets spiegelt sich in der strikt hierarchischen Struktur wider. Inhalte werden von Administratoren veröffentlicht und die Nutzer können diese lesen. Kommentar- oder Sharefunktionen sind in der Regel nicht vorhanden. Auf diese Weise lassen sich wichtige Informationen schnell und einfach an viele Mitarbeiter eines Unternehmens oder einer Organisation weitergeben.

Vorteile eines sozialen Intranets

Der Aufbau eines traditionellen Intranet-Systems schränkt die Kommunikation sehr ein. Bei physisch anwesenden Mitarbeitern fällt das zwar nicht so schwer ins Gewicht. Allerdings kann ein Mangel an sozialer Interaktion bei modernen Unternehmen, die auf verteiltes Arbeiten in virtuellen Teams setzen, ein erhebliches Problem darstellen. Dieser soziale Aspekt nimmt beim Social Intranet eine zentrale Stellung ein, wobei alle Vorteile des klassischen Intranets beibehalten werden. Soziales Intranet zeichnet sich durch folgende Features aus:

• personalisierte Profile für alle Mitarbeiter
• Gruppen und Foren zur Zusammenarbeit und Diskussion
• Messenger- und Videocall-Funktionalität für eine effiziente Kommunikation
• diverse Aktivitätsstreams, um den Status oder die Aktivität der Mitarbeiter zu verfolgen

Das soziale Intranet lohnt sich insbesondere für Unternehmen, die stark auf Homeoffice setzen, als Bonus zum traditionellen Intranet.

So führen Sie das Social Intranet in Ihr Unternehmen ein

Wenn Sie soziales Intranet in Ihrem Unternehmen etablieren möchten, sollten Sie einige wichtige Faktoren beachten, um eine möglichst effektive Nutzung der neuen Systeme zu gewährleisten. Zunächst muss sichergestellt werden, dass alle an einem Strang ziehen und bei der Einführung des Social Intranets zusammenarbeiten. Damit das optimal gelingt, sollten Sie sich im Vorhinein darüber informieren, wie digitalaffin Ihre Mitarbeiter sind. Eventuelle Probleme und Schwachstellen können Sie mit Workshops und Seminaren beseitigen.

Auf diese Weise sorgen Sie, dass alle Mitarbeiter die entsprechende Schulung und Hilfe bekommen, um sich mit dem neuen System vertraut zu machen. Achten Sie außerdem darauf, dass Sie eine Social Intranet-Software auswählen, deren Funktionsumfang Ihren Anforderungen entspricht. Vermitteln Sie Ihren Mitarbeitern deutlich, wofür sie die neuen Tools nutzen können. Sonst gehen Sie das Risiko ein, dass Ihre Mitarbeiter in alte Muster zurückfallen und wieder per E-Mail oder Messenger-Dienste kommunizieren. Ein weiterer wichtiger Punkt ist auch, dass Vorsitzende ein Vorbild für die Mitarbeiter sein müssen. Wenn also die Vorgesetzten die neuen Systeme nicht nutzen, wird man die unternehmensweite Nutzung des Social Intranets nur schwer umsetzen können.

Fazit

Social Intranet bietet gegenüber dem klassischen Intranet-Modell eine Vielzahl an Vorteilen. Um eine reibungslose Einführung und effektive Nutzung der neuen Systeme gewährleisten zu nutzen, müssen allerdings einige wichtige Faktoren berücksichtigt werden.