Elektronischer Rechnungsworkflow

Der Projektentwickler ECE profitiert seit einiger Zeit von den zahlreichen Vorteilen einer elektronischen Eingangsrechnungsbearbeitung: kürzere Durchlaufzeiten, Transparenz in der Finanzbuchhaltung, Einhalten aller Skontofristen etc. MicroData übernimmt für die ECE dabei das Einscannen und Auslesen der jährlich rund 120.000 Rechnungen, den Abgleich mit den Stammdaten und die taggleiche Bereitstellung der Daten für den Rechnungsworkflow.

(fw/rm) In der Hamburger Konzernzentrale sowie in den bundesweit verteilten Shopping-Centern treffen jährlich rund 120.000 Rechnungen ein. Über eine eigenentwickelte, MS Sharepoint-basierte Lösung für den automatisierten Rechnungseingang werden die Rechnungen workflowbasiert in digitaler Form zur Kontierung bzw. Genehmigung an die Kostenstelleninhaber und Freigeber im Konzern übermittelt. Aus dem Workflow heraus lädt die Finanzbuchhaltung die Vorgänge in das Microsoft AX ERP-System. Um eigene Ressourcen zu schonen und planbarer einzusetzen, die Belege tagesaktuell zu scannen und für den Workflow bereitzustellen, arbeitet ECE beim Digitalisieren und Auslesen der Belege mit MicroData als Outsourcing-Dienstleister zusammen. „Die MicroData ist einer der bundesweit führenden Outsourcing-Spezialisten für digitales Datenmanagement und hat uns durch ihre große Expertise und Flexibilität überzeugt“, begründet Ralf Bones, Head of Department Working Capital Management bei ECE, die Auswahl des Dienstleisters. In ihren Produktionsräumen scannt MicroData die Belege, extrahiert die Daten – Empfänger, Lieferant, Rechnungsart, -datum und -nummer, Betrag etc. – und gleicht sie im Rahmen der Nachbearbeitung mit den ERP-Stammdaten des Kunden ab. Dafür stellt die ECE täglich ihre Kreditorenstammdaten sowie eine Liste aller Gesellschaften zur Verfügung, für die sie die Buchhaltung übernimmt. Über die OCR-Erkennung wird jede Kreditorenrechnung der Gesellschaft zugeordnet, für die sie bestimmt ist. Bis 20 Uhr am selben Tag überträgt MicroData die Images und ausgelesenen Rechnungsdaten per FTP an die ECE. Durch Einführung des Rechnungsworkflows und die Unterstützung von MicroData konnte die ECE die Bearbeitungszeiten der Rechnungen vom Posteingang bis zur Buchung im Durchschnitt dritteln. Für die Reisekostenabrechnungen stellt MicroData der ECE seine Online-Archivlösung zur Verfügung und fungiert damit quasi als Cloud-Service-Provider für die Dokumentenverwaltung. Als neues Projekt in Vorbereitung ist außerdem die Anbindung der ausländischen Töchter, die ihre Belege mit spezieller von MicroData zur Verfügung gestellten Hardware vor Ort scannen und an MicroData übertragen, wo dann die weitere Bearbeitung stattfindet. www.mdat.com