So vermeiden Sie häufige Fehler bei Präsentationen

Marion Koppitz, CEO von i-pointing / Foto: © i-pointing

Knapp ein Drittel (32,6 Prozent) der deutschen Führungskräfte aus der Finanz- und Versicherungsbranche sieht laut einer aktuellen Umfrage Handlungsbedarf bei der Gestaltung der PowerPoint-Präsentationen ihrer Mitarbeiter, zwei Drittel (65,1 Prozent) sehen großen Handlungsbedarf in Sachen Rhetorik. Mit der richtigen Vorbereitung ist es jedoch gar nicht so schwer, einen wirklich überzeugenden Vortrag zu halten. Wir nehmen einmal die häufigsten Fehler unter die Lupe und erklären, wie man sie vermeidet.

Fehler 1: Das Ziel wird nicht definiert

Welches Ziel hat die Präsentation und welche Inhalte sollen in den Köpfen bleiben? Das sollten Sie als allererstes definieren. Eine Präsentation sollte nicht nur informieren, sondern den Zuschauern Handlungsanweisungen mitgeben. Also nicht nur „Die Rendite wurde um acht Prozent gesteigert“, sondern auch „Was bedeutet das für uns im nächsten Jahr?“. Sie wollen ja schließlich erreichen, dass Ihr Publikum dem neuen Projekt zustimmt oder einen Change-Prozess mitgeht.

Fehler 2: Zu wenig Vorbereitung

Eine Präsentation vorzubereiten bedeutet mehr, als nur ein paar Bullet Points auf die Folie zu schreiben. Denn nur mit einer ausführlichen Vorbereitung lässt sich das Publikum tatsächlich überzeugen. Wenn Sie Neuling im Vortragsgewerbe sind, oder das Thema für Sie komplett neu ist, wird die Vorbereitung länger dauern, als wenn Sie als alter Hase bekannte Themen referieren. Am Anfang können Sie mit einer Stunde Vorbereitungszeit pro Minute Vortrag rechnen, mit mehr Routine und der Möglichkeit, fertige Bausteine wieder zu verwenden, werden Sie die Vorbereitungszeit vielleicht auf den Faktor zehn drücken können, also zehn Minuten Vorbereitungszeit pro Minute Vortrag.

Fehler 3: Der Vortrag ist zu lang

Die goldene Vortragsregel lautet: „Sie können über alles reden, nur nicht über 45 Minuten“, denn die Aufmerksamkeit Ihrer Zuhörer hat Grenzen. Eine Vortragsdauer von 20 Minuten ist optimal, reden Sie länger als 45 Minuten, verlieren Ihre Zuhörer aus Erschöpfung den Faden. Klären Sie im Voraus, wieviel Zeit Ihnen zur Verfügung steht und planen Sie für Zwischenfragen oder eine Fragerunde am Ende einen Puffer ein.

Fehler 4: Keine Struktur

Nachdem Sie das Ziel und die Länge Ihres Vortrags festgelegt haben, entwickeln Sie die Struktur. Viele Präsentatoren halten ihren Vortrag, als wäre er ein Krimi: Die Auflösung kommt zum Schluss. Ein guter Vortrag ist jedoch gegenteilig aufgebaut. Wenn der Zuhörer die ganze Zeit versuchen muss, zu erraten, worauf der Vortrag hinausläuft, verliert er schnell die Konzentration. Um die Aufmerksamkeit zu behalten, hat sich der didaktische Dreisatz bewährt:

  1. In die Zukunft blicken
    „Ich zeige Ihnen jetzt, wie sich die neuen Sicherheitsbestimmungen auf das Online-Banking auswirken werden.“ Sie machen das Publikum neugierig und lenken den Blick auf den nächsten Themenabschnitt. So muss sich der Zuhörer nicht erst orientieren und Sie haben seine volle Aufmerksamkeit.
  2. Das Thema erklären
    Präsentieren Sie, tragen Sie vor, bieten Sie das Thema verständlich dar. Wie verhält es sich denn jetzt mit dem Zusammenhang zwischen den neuen Sicherheitsbestimmungen und dem Online-Banking?
  3. Zurückblicken
    Eine kurze Zusammenfassung, am besten in einem Satz, wiederholt die Essenz des Themas: „Die neuen Sicherheitsbestimmungen werden also eine Steigerung der Sicherheit im Online-Banking zur Folge haben.“ Und schon schließt der Ausblick an, der zum folgenden Thema überleitet: „Was bedeutet das für unsere IT-Investitionen im kommenden Jahr?“

Fehler 5: Die Folien sind zu überladen

Nur zwei bis fünf Sekunden sollte das Auditorium brauchen, um eine Folie zu erfassen. Gibt es mehr zu sehen oder gar zu lesen, geht Ihr Vortrag unter – denn zuhören und gleichzeitig lesen kann niemand. Überlegen Sie, welche Details tatsächlich notwendig sind, um Ihre Botschaft zu vermitteln. Hier gilt die Faustregel: Alle Details, die Sie mündlich innerhalb von drei Minuten vermitteln können sind nötig, alles Weitere wird nicht mehr aufgenommen. Haben Sie Themen, die mehr Folieninhalt benötigen, teilen Sie den Inhalt auf mehrere Folien auf und servieren ihn häppchenweise.

Welche weiteren Fehler Sie vermeiden sollten und eine Checkliste, finden Sie auf Seite 2